Как составить чек-лист и правильно его вести

Принципы составления

Оформлять чек-лист желательно в виде таблицы. Первый столбец – пункты чек-листа, второй – отметки о выполнении, а третий – заметки и примечания, в которых при необходимости указываются возникшие проблемы и нюансы. В дальнейшем они могут использоваться в качестве базы для составления нового списка, в котором будут учтены недостатки первого

При составлении листов рекомендуем обратить внимание на ряд моментов

Один лист — один процесс

Нельзя объединять в один пункт несколько дел. Процесс следует разбить на отдельные задачи. Приведем простой пример. Если нужно отреагировать на справедливую жалобу клиента, можно составить следующий чек-лист:

1. Выяснить контакты клиента.
2. Совершить звонок клиенту и пригласить его в офис для беседы.
3. Поговорить с клиентом для уточнения причин недовольства.
4. Предоставить ему подарок от компании.

Больше — не всегда лучше

Если чек-лист очень большой, то его эффективность снижается. Когда в списке дел более 20 пунктов, исполнителю может казаться, что работы много или она слишком трудная. И даже если специалист знает, что сможет выполнить работу, приступить к ней будет психологически сложно. Поэтому если в чек-листе много пунктов, лучше разбить его на несколько. Тогда сотруднику будет проще выполнять обозначенные задачи, а руководителю – проверять и анализировать результаты.

Краткость — сестра таланта

Не стоит использовать объемные и подробные описания заданий. Если требуются подобные формулировки, как правило, пункт можно разделить на подпункты

Точности формулировок нужно уделить особенное внимание – они должны быть такими, чтобы исполнитель не мог воспринять их неоднозначно, что-то додумать и совершить ошибку. Ставить задачи желательно с использованием глаголов – это придаст им четкости

Расстановка приоритетов

При составлении чек-листа полезно будет выделить самые важные моменты. Можно также отметить трудновыполнимые задачи или ту из них, от успешности которой зависит итог работы. Но не стоит увлекаться – слишком много выделенных пунктов скорее помешают исполнителю сконцентрироваться на главном, чем помогут.

Мелочи, которые выполняются на автомате, вписывать не нужно.

Например, если задание, по которому составляется чек-лист, – составить форму опроса для покупателей, то не нужно писать «взять ручку», «взять листок бумаги». В чек-лист следует включать только важные пункты и задачи, о которых действительно можно забыть.

Эксперименты

Один из вариантов применения техники чек-листов – использовать в них формулировки в прошедшем времени, как будто все задачи уже выполнены. Например, контакты клиента выяснены, звонок совершен, уточнение причин недовольства проведено. Существует мнение, что подобные формулировки мотивируют исполнителя на ответственный подход к делу. Однако такой подход непривычен для восприятия, поэтому стоит попробовать оба варианта и решить, какой из них больше подходит для конкретной ситуации.

Всеобщая доступность и изменяемость

Чек-лист должен быть доступен как руководителю, так и исполнителям. Часто необходимо, чтобы ознакомиться со списком задач и оценить, на какой он стадии выполнения, могли и другие сотрудники. Для этого удобно использовать компьютерные системы управления проектами. Сотрудникам, которые должны наблюдать за выполнением пунктов чек-листа и осуществлять контроль исполнителей, также следует выдать доступ.

Если в процессе подготовки и использования чек-листа требуется вносить в него изменения, можно делать поправки и заметки карандашом или ручкой. А когда их накапливается слишком много – стоит просто напечатать новый чек-лист.

К редактированию списка стоит привлечь одного из сотрудников, для которых он предназначен. Вовлеченный в процесс человек поможет указать на проблемы и несоответствия. Возможно, нужно будет скорректировать некоторые пункты – расставить их в другом порядке, разделить на более мелкие. А может и что-то добавить.

Как создать чек лист

Если речь идет о списке повседневных дел, то здесь нет ничего сложного. Вам всего лишь нужно подумать о том, что вам надо сделать в первую очередь, а что может подождать. При необходимости, можете указать предполагаемое время решения поставленной задачи.

Итак, как сделать чек лист? Это зависит от целей его написания, а также от сферы применения. Но чтобы сформировать нужный документ, нужно руководствоваться такими простыми подсказками:

• определить разновидность чек-листа;
• разделить документ на 3 графы: номер п/п, название и условия задачи, результат выполнения задания;
• все пункты краткие, лаконичные, но понятные;
• один чеклист должен иметь от 5 до 20 пунктов (если их больше, то лучше разбить одно задание на несколько этапов, а для каждого из них составить отдельный check list);
• пункты плана должны располагаться в логической последовательности;
• можно добавлять дедлайны (временные ограничения) для повышения эффективности работы.

Это еще не все аспекты, которые касаются вопроса, как составить чек лист. Если вы создаете его на электронном носителе, то постарайтесь сделать так, чтобы план помещался на одном листе текстового редактора. Также нужно постараться создать файл таким образом, чтобы и на телефоне, и на планшете, и на компьютере вы могли просмотреть его без прокрутки.

На заметку. Не стоит прописывать в вашем документе абсолютно все до мельчайших подробностей. Обозначьте самые основные, нужные и важные моменты, записав детали «между строк».

Как оформить чек лист? Внешнее, то есть, графическое оформление такого документа. Для него рекомендуется использовать не больше 2 цветов. Чтобы выделить основные моменты в тексте можно применять заглавные и курсивные буквы

Это будет лучше, чем использовать разноцветную палитру, которая делает текст пестрым, и отвлекает внимание от его сути

Образцы и примеры чек-листов

То, как выглядит чек-лист, зависит от сферы его применения. Давайте рассмотрим несколько простых примеров, которые помогут вам понять все особенности этого документа.

Так, возьмем за основу образец чек-листа для сбора школьного портфеля ребенку. Что ему может понадобиться в первую очередь:

• учебники;
• тетрадки;
• пенал;
• ручки;
• карандаши (простые или цветные);
• альбом для рисования;
• акварели или гуашь;
• кисточки;
• ластики.

Этот список можно продолжать еще очень долго. На каждый школьный день ребенку могут понадобиться другие предметы и инвентарь, поэтому списки можно оформлять тоже ежедневно.

Другой пример чек-листа, но уже для сферы бизнеса. Направление деятельности компании: разработка и распечатка визитных карточек. Пример чеклиста:

• разработка дизайна визитки;
• согласование всех аспектов относительно оформления с заказчиком;
• печатание визитных карточек;
• отправка товара покупателю.

Здесь поэтапно расписаны все шаги, которые необходимо сделать работникам фирмы для совершения успешной сделки с клиентом. Возле каждого пройденного этапа ставится галочка или крестик, как отметка того, что действие выполнено. Возможна также постановка дат и времени, когда были сделаны те или иные шаги.

Таким образом, мы изучили, как правильно составить чек лист, и что это вообще такое. Данный документ можно назвать списком, планом, ежедневником, шпаргалкой, подсказкой – как угодно. Но суть остается прежней: чеклист значительно облегчает повседневную жизнь, а также способствует успешному ведению бизнеса – реального и виртуального.

Что такое чек-лист, для чего он нужен и в чем его преимущества?

Это документ, который является своего рода планом действий человека на ближайший отрезок времени.

Примечание. Если говорить еще проще о том, что такое чек-листы, то можно назвать их своего рода органайзерами

Благодаря таким документам вы не забудете сделать то, что имеет для вас особую важность. Также чек-лист можно обозначить словом «подсказка»

Заглянув в него, вы можете получить нужную информацию, которую не всегда удается запомнить.

Своего рода образцом чек-листа служит книга рецептов для хозяек, которые готовят дома, или поваров, работающих в заведениях общественного питания. Конечно, запомнить все существующие рецепты одному человеку практически нереально, поэтому кулинарный сборник в этой ситуации будет как раз кстати.

Вот готовый образец составления чек-листа по ключевым областям жизни:

Плюсы чек-листов

Чек изначально имел значение «лист проверки», поскольку слово check с английского языка переводится как «проверка», «проверять». Но на сегодняшний день это слово употребляется в более широком контексте, и имеет много других трактовок.

В чем заключаются плюсы такого документа?

1. Чек-лист является отличным органайзером. Это своего рода пошаговая инструкция, благодаря которой человек может выполнять задачи, начиная с самых важных и заканчивая второстепенными.
2. Возможность анализа эффективности труда. Эти особенности чек-листов широко и успешно используются в сфере бизнеса. Многие руководители составляют планы выполнения определенных работ (графики) для сотрудников. За счет итоговых результатов можно определиться, кто из персонала максимально эффективно справляется с поставленными задачами, а кто менее успешен в этом вопросе.
3. Использование во всех сферах деятельности, включая бизнес в интернете. Так, существуют четко разработанные планы создания сайта, которым необходимо следовать неотступно, чтобы проект был успешным и прибыльным. И это касается всех сфер деятельности во всемирной паутине.

Это интересно. Как пишется чек лист? Написание этого слова имеет два варианта. Первый: как два отдельных слова – чек лист. Второй: через дефис: чек-лист. Оба способа написания одинаково правильные, хотя чаще используется именно второй вариант. Крайне редко термин может быть написан слитно.

Список достижений

Есть люди, которые умеют замечать свои подвиги и всячески гордятся ими. Но есть и те, кто игнорирует свои свершения, а фокусируется на недостатках и недоработках. Особенно это касается людей, страдающих от синдрома самозванца, которые до последнего сомневаются в собственных силах. Такой человек может покорить Эверест, но на вершине думать о том, какой он неудачник, ведь он оказался не первым и показал не лучшее время.

Если вы такой, то в важные моменты, когда завершаете проект, получаете похвалу от руководства или испытываете сильные положительные эмоции, останавливайтесь и записывайте, почему вы молодец. Тогда в минуты отчаяния сможете сверяться со списком и думать, что всё не так уж плохо.

А ещё такой список пригодится, когда вы в следующий раз будете искать работу. Конечно, если у вас нет привычки записывать все рабочие достижения сразу в резюме. Обычно при его обновлении не так‑то просто вспомнить, что хорошего вы сделали за годы на последнем месте. Но со списком достижений задача становится гораздо проще. Достаточно заглянуть в него и увидеть, как ловко вы руководили командой, как быстро закрыли проект и разрулили проблемы с подрядчиками. Заодно и историй для собеседования наберёте.

Электронные книги

Электронная книга — один из самых эффективных видов content upgrades. Читатели любят бесплатные материалы, поэтому охотно их скачивают.

Есть один важный нюанс: Рунет настолько переполнен низкокачественными бесплатными электронными книгами, что многие читатели относятся к ним с подозрением. Поэтому обязательно позаботьтесь о полезности контента.

Создать самую простую электронную книгу не так уж сложно, как может показаться. Если вы ведете блог или занимаетесь контент-маркетингом, то вам достаточно выполнить следующие шаги:

1. Создать файл в Excel или Google Docs и переименовать столбцы в название рубрик вашего блога.

2. Посмотреть статистику и узнать, какие посты в блоге были наиболее посещаемыми за последний год.

3. Выбрать 20−30 постов и разнести их по рубрикам в таблице.

4. Проанализировать, какая рубрика и какой пост были наиболее популярными.

5. Придумать название книги на основании самого популярного поста или на основании проблемы целевой аудитории.

6. Сделать майндмэп с содержанием книги на основании уже готовых постов из блога.

7. Проверить на актуальность информацию в каждом посте и при необходимости отредактировать.

8. Перенести все посты в файл Word, объединить и расположить их в логической последовательности.

9. Сохранить готовую электронную книгу.

10. Отдать дизайнеру для оформления.

Каким должен быть хороший чек-лист

Надо держать в голове две вещи:

• Ваша задача — создать слаженный механизм, когда каждый сотрудник понимает, что и как делать поэтапно.
• Все пункты чек-листа должны быть взаимосвязаны. Нельзя наваливать в таблицу всё подряд без внятной системы.

Чтобы создать рабочий чек-лист, нужно сперва разложить каждую из операций на составляющие. Выпишите все действия, которые вы совершаете, вплоть до самых малозначимых. Можно сделать это в майндкарте, а потом оформить в чек-лист — так удобнее.

1. Структурируйте по порядку действий. Например, от простого — к сложному, от общего — к частному.
2. Разделите на отдельные этапы. Для аудита контекстной рекламы этапы могут быть такими: проверка настроек аккаунта, параметров РК, групп объявлений и отдельных объявлений, ключевых слов.
3. В каждом пункте — только одно действие. Если оцениваете шапку сайта — выпишите отдельные пункты про высоту шапки, наличие и размер логотипа, информативность, вид телефонного номера и т.д. Ключевые действия можно выделить жирным шрифтом.
4. Обозначайте только конкретные действия и возможные (допустимые или недопустимые) варианты результатов, к которым они приводят. Теория не нужна — чек-листы не для этого.
5. Сделайте чек-лист максимально понятным для сотрудника. Используйте чёткие, лаконичные и ёмкие формулировки.

Пример чек-листа в работе

В идеальном случае сделать 10-20 типовых чек-листов можно за пару дней, и увидеть первые результаты от внедрения уже на этой неделе. Но так получается редко. Настройтесь на то, что внедрение чек-листов будет долгим. Их нужно разработать (или скачать готовые), протестировать на практике. Скорее всего — несколько раз отредактировать. И окончательно утвердить только после того как они докажут свою эффективность.

Проблематика сервисного обслуживания

Сервисное обслуживание инфраструктуры во многом про типовые процессы с определенным набором действий. В зависимости от типа оборудования или характера клиентского обращения детали процессов различаются. В частности, замена фискального накопителя требует одной последовательности действий, установка датчика уровня топлива в транспортном средстве — другой, а чистка промышленного кондиционера — третьей.
При выполнении таких последовательностей сервисные компании и их сотрудники сталкиваются с одними и теми же проблемами:

Нельзя забывать отдельные шаги последовательности, а в некоторых случаях — даже менять их порядок. К примеру, ежедневную проверку теплового пункта в ходе эксплуатации можно проводить в произвольном порядке (лишь бы ничего не забыть)

А вот установку топливного датчика в бензобак грузового автомобиля невозможно выполнить не по порядку, при этом на каждом этапе важно не забыть установить нужные детали и выполнить проверки (вернуться к этому шагу можно будет только разобрав все снова).
Со стороны руководства нужно как-то контролировать, что шаги не пропускаются и не переставляются местами. При правильной декомпозиции задачи на этапы это и будет контроль качества решения.
Если обслуживается не однотипное оборудование, надо помнить разницу в работе с каждым устройством или клиентом и, опять же, контролировать, что эту разницу сотрудники учитывают

Если выполняется осмотр сантехники на объектах клиента, нельзя ограничится осмотром только одного туалета, если на каком-то объекте их два. Или если железо определенного производителя имеет собственное сервисное меню, это придется учитывать при проведении работ.
Знание о том, какую последовательность действий выполнять, ценнее всего для сотрудника на выезде. Иначе ему каждый раз придется уточнять у старших коллег, что нужно делать, или ограничиваться выполнением только тех пунктов, которые они запомнили (т.е. снижать качество работ). Заранее подготовиться и распечатать список в офисе перед выездом на объект тоже не всегда получается — клиент редко может точно указать проблему и назвать модель оборудования.
Если работы много, руководство хочет знать, на каком этапе сейчас сотрудник, чтобы ответить клиенту, как быстро будет решена его проблема. Проще всего, конечно, спросить, но для достаточно крупной компании такой опрос отнимает слишком много времени. Т.е. нужно где-то фиксировать выполненные операции, чтобы видеть прогресс, не отрывая специалиста от работы.
А если над заявкой работает несколько человек, надо фиксировать, кто именно и когда выполнил то или иное действие. Иначе потом сложно будет найти ответственного.

Кто мой клиент?

Важно понимать, что нельзя ответить на этот вопрос просто «мужчина» или просто «женщина». Нужны четкие, подробные исходные данные

Чем больше, тем лучше. 

Наиболее частая ошибка многих компаний, которая приводит к сливанию бюджета, — это незнание ЦА. Или просто нечеткая формулировка. 

Поэтому первым делом мы прорабатываем полную картину!

Минимум вы должны знать:

• пол;
• возраст;
• процентное соотношение (сколько мужчин и сколько женщин).

А если я точно не знаю?

На этом этапе более 70% людей сталкивается с вопросом, например: «А что, если я не знаю возраста своей ЦА?». Значит, будем пробовать. 

Рекомендуется оценивать эффективность рекламного объявления на сегментированной по возрасту аудитории. При этом обязательно использовать такие значения: «25-34», «35-44», «45-54» и так далее.

Почему именно такие цифры? Всё просто: так вы остаетесь в одном сегменте аудитории. Если вы настроите рекламную кампанию для сегмента «25-35», то 35 будет относиться уже к следующей возрастной категории. Таким образом, вам будет трудно понять, какой возраст все-таки покупает ваш товар.

А если же вы выберите слишком узкий диапазон, например, «35-40», то результаты будет очень сложно анализировать. Опять же — вы просто не поймете, какой возраст все-таки ваша ЦА.

Грань между рабочим и нежизнеспособным чек-листом тонка

В случае с чек-листами действует правило: они должны во всём соответствовать реальному процессу работы. Если это условие не выполняется — чек-лист не будет работать.

Пример. Студия предлагает новую услугу — управление репутацией компании в интернете. Это нелинейная услуга: ход работ зависит от возможностей и ресурсов студии, там много подводных камней, неочевидных тонкостей. Худшее, что можно сделать — составить чек-листы формально. Если брать в расчёт только теоретические предпосылки — между чек-листом и реальным положением дел возникает куча мелких противоречий. Сотрудникам и руководителям придётся постоянно всё согласовывать и переделывать.

Оторвать чек-лист от жизни могут завышенные требования, небрежная проработка содержания, пропуск важных моментов. Тогда он становится негодным инструментом. Это всё равно что забивать шурупы молотком.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 4 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ПОРЯДКА ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА»

По этому чек-листу инспектор проверит, не нарушил ли работодатель порядок прекращения трудового договора. Доказательствами того, что работодатель соблюдает порядок расторжения трудового договора, являются:

• письменное подтверждение своевременного уведомления работников о прекращении трудового договора (части первая и вторая ст. 81, ст. 178 ТК РФ);

• выплата выходного пособия при увольнении в размере двухнедельного среднего заработка в указанных в законе случаях (часть третья ст. 178, часть третья ст. 296, ст. 327.7 ТК РФ);

• выплата работнику выходного пособия в размере среднего месячного заработка при прекращении трудового договора вследствие нарушения установленных правил его заключения. А также если нарушение этих правил не позволяет продолжить работу, при условии, что правила заключения трудового договора нарушил работодатель, а не работник (часть третья ст. 84 ТК РФ);

• соглашение сторон о расторжении трудового договора в письменной форме (ст. 78 ТК РФ);

• письменные заявления работников об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ);

• письменное мотивированное мнение профсоюза и соблюдение месячного срока с момента получения письменного мнения (ст. 373 ТК РФ) при увольнении члена профсоюза на основании п. 3 части первой ст. 81 ТК РФ (несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации) или п. 5 части первой ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание);

• согласие вышестоящего профсоюза и соблюдение месячного срока с момента получения такого согласия при увольнении руководителей (их заместителей) выборных коллегиальных органов первичных профсоюзных организаций (часть первая ст. 374 ТК РФ);

• соблюдение запрета на увольнение работников в период временной нетрудоспособности или во время нахождения в отпуске (часть шестая ст. 81 ТК РФ);

• приказ о прекращении трудового договора, ознакомление с ним работника под роспись (либо акт об отказе от ознакомления с таким приказом).

Если приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись (часть вторая ст. 84.1 ТК РФ), на приказе должна быть соответствующая запись;

• выдача трудовой книжки или уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте (часть шестая ст. 84.1 ТК РФ);

• выдача работнику заверенных копий документов, связанных с работой (при письменном заявлении работника) (ст. 62 ТК РФ);

• расчет с работником при увольнении в день прекращения трудового договора (часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, рассчитать его следует не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

Чек-лист публикации

Пользователь

SEO-оптимизация

Тайтл

Описание

Текст статьи

Оформление статьи