Excel: как сравнить 2 таблицы и подставить данные из одной в другую автоматически
Содержание:
- Условное форматирование для сравнения 2 файлов Эксель
- Как выделить цветом ячейку в Excel по условию?
- Поиск и выделение дубликатов цветом в Excel
- Поиск отличий в двух списках
- Как сравнить два столбца в Excel на совпадения и выделить цветом
- Поиск отличий в двух списках
- Как найти одинаковые строки в Excel и выделить их цветом
- Пример работы с функцией ВПР
- Лига Microsoft Office
Условное форматирование для сравнения 2 файлов Эксель
Очень часто сравнение документов подразумевает их выведение рядом друг с другом. Но в некоторых случаях возможна автоматизация этого процесса с помощью условного форматирования. С его помощью можно проверить, есть ли отличия между листами. Это позволяет выиграть время, которое можно использовать для других целей.
Сперва нам необходимо перенести сравниваемые листы в один документ.
Чтобы это сделать, необходимо нажать по подходящему листу правой кнопкой мыши, после чего нажать во всплывающем меню на кнопку «Переместить или скопировать». Далее появится диалоговое окно, в котором пользователь может выбрать документ, в который данный лист необходимо вставить.
9
Далее необходимо выделить все нужные ячейки, чтобы отобразить все различия. Проще всего это сделать, нажав самую верхнюю левую ячейку, после чего нажать на комбинацию клавиш Ctrl + Shift + End.
После этого переходим в окно условного форматирования и создаем новое правило. В качестве критерия используем подходящую в конкретном случае формулу, потом задаем формат.
Как выделить цветом ячейку в Excel по условию?
Теперь оранжевым цветом выделим те суммы магазинов, которые в текущем году меньше чем в прошлом и с отрицательной прибылью. Создадим второе правило для этого же диапазона D2:D12:
- Не снимая выделения с диапазона D2:D12 снова выберите инструмент «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило».
- Так же в появившемся окне «Создание правила форматирования» выберите опцию «Использовать формулу для определения форматированных ячеек».
- В поле ввода введите формулу:
- Нажмите на кнопку «Формат» и в появившемся окне «Формат ячеек» на вкладке «Заливка» выберите оранжевый цвет. На всех открытых окнах жмем ОК.
Мы видим, что получили не совсем ожидаемый результат, так как созданное новое правило всегда имеет высший приоритет по сравнению со старыми правилами условного форматирования в Excel. Необходимо снизить приоритет для нового правила. Чтобы проанализировать данную особенность наглядно и настроить соответствующим образом необходимо выбрать инструмент: ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Управление правилами».
Выберите новое оранжевое правило в появившемся окне «Диспетчер правил условного форматирования» и нажмите на кнопку «Вниз» (CTRL+стрелка вниз), как показано на рисунке:
Как видите последовательность правил очень важна если их много присвоено для одного и того же диапазона ячеек:
На первый взгляд может показаться что несколько правил могут форматировать одну и туже ячейку одновременно. В принципе это так, но при определенном условии, что все правила будут использовать разные типы форматирования. Например, правило 1 – изменяет шрифт, 2 – меняет заливку, 3 – добавляет границу, 4 – узор и т.д. Но если после выполнения любого правила, когда его условие выполнено, было проверено следующее правило для данной ячейки, тогда следует в окне диспетчера отметить галочкой в колонке «Остановить если истина»:
И наконец добавим третье правило для выделения цветом ячеек сумм магазинов, где положительная прибыль и больше чем в прошлом году. Введите новую формулу:
0;D2>C2)’ >
Этим ячейкам будет присвоен зеленый цвет и жмем везде ОК.
Примечание. В формуле можно использовать любые ссылки для текущего листа. В версии Excel 2010 можно ссылаться и на другие листы. А в Excel 2007 к другим листам можно обращаться только через имена диапазонов. Мы рекомендуем во всех версиях Excel ссылаться на другие листы через имена, так как это позволяет избежать множество ошибок при создании пользовательских правил для условного форматирования.
Поиск и выделение дубликатов цветом в Excel
Дубликаты в таблицах могу встречаться в разных формах. Это могут быть повторяющиеся значения в одной колонке и в нескольких, а также в одной или нескольких строках.
Поиск и выделение дубликатов цветом в одном столбце в Эксель
Самый простой способ найти и выделить цветом дубликаты в Excel, это использовать условное форматирование.
Как это сделать:
Выделим область с данными, в которой нам нужно найти дубликаты:
На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”:
Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке пункт “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены дублирующие значения. Нажмите кнопку “ОК”:
После этого, в выделенной колонке, будут подсвечены цветом дубликаты:
Поиск и выделение дубликатов цветом в нескольких столбцах в Эксель
Если вам нужно вычислить дубликаты в нескольких столбцах, то процесс по их вычислению такой же как в описанном выше примере. Единственное отличие, что для этого вам нужно выделить уже не одну колонку, а несколько:
- Выделите колонки с данными, в которых нужно найти дубликаты;
- На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”;
- Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке пункт “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены повторяющиеся значения. Нажмите кнопку “ОК”:
- После этого в выделенной колонке будут подсвечены цветом дубликаты:
Поиск и выделение цветом дубликатов строк в Excel
Поиск дубликатов повторяющихся ячеек и целых строк с данными это разные понятия
Обратите внимание на две таблицы ниже:
В таблицах выше размещены одинаковые данные. Их отличие в том, что на примере слева мы искали дубликаты ячеек, а справа мы нашли целые повторяющие строчки с данными.
Рассмотрим как найти дубликаты строк:
Справа от таблицы с данными создадим вспомогательный столбец, в котором напротив каждой строки с данными проставим формулу, объединяющую все значения строки таблицы в одну ячейку:
Во вспомогательной колонке вы увидите объединенные данные таблицы:
Теперь, для определения повторяющихся строк в таблице сделайте следующие шаги:
- Выделите область с данными во вспомогательной колонке (в нашем примере это диапазон ячеек E2:E15>);
- На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”;
- Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены повторяющиеся значения. Нажмите кнопку “ОК”:
- После этого в выделенной колонке будут подсвечены дублирующиеся строки:
На примере выше, мы выделили строки в созданной вспомогательной колонке.
Но что, если нам нужно выделить цветом строки не во вспомогательном столбце, а сами строки в таблице с данными?
Для этого давайте сделаем следующее:
Также как и в примере выше создадим вспомогательный столбец, в каждой строке которого проставим следующую формулу:
Таким образом, мы получим в одной ячейке собранные данные всей строки таблицы:
- Теперь, выделим все данные таблицы (за исключением вспомогательного столбца). В нашем случае это ячейки диапазона A2:D15>;
- Затем, на вкладке “Главная” на Панели инструментов нажмем на пункт “Условное форматирование” -> “Создать правило”:
В диалоговом окне “Создание правила форматирования” кликните на пункт “Использовать формулу для определения форматируемых ячеек” и в поле “Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной” вставьте формулу:
Не забудьте задать формат найденных дублированных строк.
Эта формула проверяет диапазон данных во вспомогательной колонке и при наличии повторяющихся строк выделяет их цветом в таблице:
Поиск отличий в двух списках
Типовая задача, возникающая периодически перед каждым пользователем Excel – сравнить между собой два диапазона с данными и найти различия между ними. Способ решения, в данном случае, определяется типом исходных данных.
Вариант 1. Синхронные списки
Если списки синхронизированы (отсортированы), то все делается весьма несложно, т.к. надо, по сути, сравнить значения в соседних ячейках каждой строки. Как самый простой вариант – используем формулу для сравнения значений, выдающую на выходе логические значения ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ (FALSE) :
Число несовпадений можно посчитать формулой:
или в английском варианте =SUMPRODUCT(–(A2:A20B2:B20))
Если в результате получаем ноль – списки идентичны. В противном случае – в них есть различия. Формулу надо вводить как формулу массива, т.е. после ввода формулы в ячейку жать не на Enter, а на Ctrl+Shift+Enter.
Если с отличающимися ячейками надо что сделать, то подойдет другой быстрый способ: выделите оба столбца и нажмите клавишу F5, затем в открывшемся окне кнопку Выделить (Special) – Отличия по строкам (Row differences) . В последних версиях Excel 2007/2010 можно также воспользоваться кнопкой Найти и выделить (Find & Select) – Выделение группы ячеек (Go to Special) на вкладке Главная (Home)
Excel выделит ячейки, отличающиеся содержанием (по строкам). Затем их можно обработать, например:
- залить цветом или как-то еще визуально отформатировать
- очистить клавишей Delete
- заполнить сразу все одинаковым значением, введя его и нажав Ctrl+Enter
- удалить все строки с выделенными ячейками, используя команду Главная – Удалить – Удалить строки с листа (Home – Delete – Delete Rows)
- и т.д.
Вариант 2. Перемешанные списки
Если списки разного размера и не отсортированы (элементы идут в разном порядке), то придется идти другим путем.
Самое простое и быстрое решение: включить цветовое выделение отличий, используя условное форматирование. Выделите оба диапазона с данными и выберите на вкладке Главная – Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Повторяющиеся значения (Home – Conditional formatting – Highlight cell rules – Duplicate Values):
Если выбрать опцию Повторяющиеся, то Excel выделит цветом совпадения в наших списках, если опцию Уникальные – различия.
Цветовое выделение, однако, не всегда удобно, особенно для больших таблиц. Также, если внутри самих списков элементы могут повторяться, то этот способ не подойдет.
В качестве альтернативы можно использовать функцию СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF) из категории Статистические, которая подсчитывает сколько раз каждый элемент из второго списка встречался в первом:
Полученный в результате ноль и говорит об отличиях.
И, наконец, “высший пилотаж” – можно вывести отличия отдельным списком. Для этого придется использовать формулу массива:
Выглядит страшновато, но свою работу выполняет отлично
Как сравнить два столбца в Excel на совпадения и выделить цветом
Когда мы ищем совпадения между двумя столбцами в Excel, нам может потребоваться визуализировать найденные совпадения или различия в данных, например, с помощью выделения цветом. Самый простой способ для выделения цветом совпадений и различий – использовать “Условное форматирование” в Excel. Рассмотрим как это сделать на примерах ниже.
Поиск и выделение совпадений цветом в нескольких столбцах в Эксель
В тех случаях, когда нам требуется найти совпадения в нескольких столбцах, то для этого нам нужно:
- Выделить столбцы с данными, в которых нужно вычислить совпадения;
- На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”;
- Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке пункт “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены повторяющиеся значения. Нажмите кнопку “ОК”:
- После этого в выделенной колонке будут подсвечены цветом совпадения:
Поиск и выделение цветом совпадающих строк в Excel
Поиск совпадающих ячеек с данными в двух, нескольких столбцах и поиск совпадений целых строк с данными это разные понятия
Обратите внимание на две таблицы ниже:
В таблицах выше размещены одинаковые данные. Их отличие в том, что на примере слева мы искали совпадающие ячейки, а справа мы нашли целые повторяющие строчки с данными.
Рассмотрим как найти совпадающие строки в таблице:
Справа от таблицы с данными создадим вспомогательный столбец, в котором напротив каждой строки с данными проставим формулу, объединяющую все значения строки таблицы в одну ячейку:
Во вспомогательной колонке вы увидите объединенные данные таблицы:
Теперь, для определения совпадающих строк в таблице сделайте следующие шаги:
- Выделите область с данными во вспомогательной колонке (в нашем примере это диапазон ячеек E2:E15 );
- На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”;
- Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены повторяющиеся значения. Нажмите кнопку “ОК”:
- После этого в выделенной колонке будут подсвечены дублирующиеся строки:
На примере выше, мы выделили строки в созданной вспомогательной колонке.
Но что, если нам нужно выделить цветом строки не во вспомогательном столбце, а сами строки в таблице с данными?
Для этого сделаем следующее:
Так же как и в примере выше создадим вспомогательный столбец, в каждой строке которого проставим следующую формулу:
Таким образом, мы получим в одной ячейке собранные данные всей строки таблицы:
- Теперь, выделим все данные таблицы (за исключением вспомогательного столбца). В нашем случае это ячейки диапазона A2:D15 ;
- Затем, на вкладке “Главная” на Панели инструментов нажмем на пункт “Условное форматирование” -> “Создать правило”:
В диалоговом окне “Создание правила форматирования” кликните на пункт “Использовать формулу для определения форматируемых ячеек” и в поле “Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной” вставьте формулу:
Не забудьте задать формат найденных дублированных строк.
Эта формула проверяет диапазон данных во вспомогательной колонке и при наличии повторяющихся строк выделяет их цветом в таблице:
Поиск отличий в двух списках
, выделить разницу цветом, нужно произвести построчно B3 и C3, ЛОЖЬ & Load). бесплатная надстройка дляТеперь на основе созданной по нему потом опцию
Вариант 1. Синхронные списки
оба столбца и Поэтому списки перед) имеется 3 пары будут ссылаться на таблицы в Excel». появившегося списка выбираемКак сравнить даты в символами, т.д. для двух колонок а результат ихФормула для ячейкина вкладкеПовторите то же самое Microsoft Excel, позволяющая таблицы создадим сводную сводную таблицу, где
Уникальные нажмите клавишу
сравнением нужно отсортировать.
списков каждого типа: диапазоны ячеек, содержащие
Пятый способ. функцию «Создать правило».Excel.Например, несколько магазинов таблицы, поместите в сравнения надо отобразить С1Главная (Home) с новым прайс-листом. загружать в Excel через наглядно будут видны- различия.F5
Аналогичное сравнение можно осуществить полностью совпадающие; частично значения в соответствующихИспользуемВ строке «Формат…» пишемМожно сравнить даты. сдали отчет по первую строку третьей в клетке D3,=СЧЁТЕСЛИ (B$1:B$10;A1):Теперь создадим третий запрос, данные практически изВставка — Сводная таблица отличияЦветовое выделение, однако, не, затем в открывшемся без использования формул, совпадающие; не совпадающие. списках.функцию «СЧЕТЕСЛИ» в такую формулу. =$А2<>$В2.
Принцип сравнения дат продажам. Нам нужно колонки одну из кликните ее мышкой
- После ввода формулуКрасота.
- который будет объединять любых источников и
- (Insert — Pivotиспользовать надстройку Power Query всегда удобно, особенно окне кнопку
- например с помощью2. Вставляя по очередиЧтобы сравнить списки сделаемExcel Этой формулой мы тот же – сравнить эти отчеты описанных выше функций,
- и перейдите на
Вариант 2. Перемешанные списки
протянуть.Причем, если в будущем и сравнивать данных трансформировать потом эти Table) для Excel
для больших таблиц.Выделить (Special) инструмента Выделение группы указанные пары списков следующее (см. Файл. Эта функция посчитает говорим Excel, что выделяем столбцы, нажимаем и выявить разницу. а затем распространите вкладку «Формулы» вЕсли в столбце в прайс-листах произойдут из предыдущих двух. данные любым желаемым
. Закинем полеДавайте разберем их все Также, если внутри- ячеек (см. раздел в диапазон примера): количество повторов данных
если данные в на кнопку «НайтиУ нас такая ее на высоту меню Excel. В С все значения любые изменения (добавятся Для этого выберем
образом. В ExcelТовар последовательно. самих списков элементыОтличия по строкам (Row Отличия по строкам)A5:B19Сформируем в столбце их первого столбца, ячейках столбца А
и выделить». Выбираем таблица с данными сравниваемых колонок. Это
группе команд «Библиотека ИСТИНА, то таблицы или удалятся строки, в Excel на 2016 эта надстройка
в область строк,Если вы совсем не могут повторяться, то
planetaexcel.ru>
Как найти одинаковые строки в Excel и выделить их цветом
небольшое и выделяетсяFind and ReplaceOKНажмите кнопку форматирование для поиска=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов: адрес_шапки_столбца_дубликатов (абсолютный); адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;; их показ можно задачи – удаления будет проводиться проверка.Условное форматирование — СоздатьФормула (Formula) облегчить себе поиск, формула возвращает значения значений в исходный Дополнительное условие: при подтвердить указанный ранееЗажав левую кнопку мыши, в тексте. Теперь(Поиск и замена),, чтобы удалить дубликаты.ОК
Как объединить одинаковые строки одним цветом?
и выделения повторяющихся адрес_столбца;)>1;0;1);0));»») в любой момент дубликатов. Кликаем по Строка будет считаться
- правило (Conditional Formattingи вводим такую выделим цветом все ИСТИНА. Принцип действия список, новый список добавлении новых значений диапазон ячеек, а выделить необходимый диапазон Вы можете визуально который встроен во
- В нашем случае. данных. Это позволитСоздаем отдельный столбец, куда включить повторным нажатием
- любой ячейке табличного дублем только в
- — New Rule) проверку: даты этих дней формулы следующий: будет автоматически обновляться. в исходный список, если он не
ячеек, в пределах определить строки, которые все продукты Microsoft все строки с
Как выбрать строки по условию?
вам просматривать повторения будут выводиться дубликаты. на кнопку диапазона. При этом случае, если данныеи выбрать тип
=СЧЁТЕСЛИ($A:$A;A2)>1 недели (вторник, среда).Первая функция =СЦЕПИТЬ() складывает Это очень ресурсоемкая новый список должен совпадает, то переназначить. которого будет поиск имеют повторяющиеся значения.
Office. Для начала повторяющимися данными удалятся, очень часто возникает и удалять ихВводим формулу по указанному
«Фильтр» появляется дополнительная группа всех столбцов, выделенных правила
в английском Excel это Для этого будем в один ряд задача и годится автоматически включать только Также установите галочку и автоматическое удалениеЧтобы оставить один из необходимо открыть таблицу за исключением одной. ситуация, когда необходимо
по мере необходимости. выше шаблону в. вкладок галочкой, совпадут. ТоИспользовать формулу для опеределения будет соответственно =COUNTIF($A:$A;A2)>1 использовать условное форматирование. все символы из для небольших списков повторяющиеся значения. рядом с «Таблица
повторяющихся строк. дубликатов, достаточно вставить Excel, с которой Вся информация об удалить повторяющиеся строки.Выберите ячейки, которые нужно первую свободную ячейкуУрок:«Работа с таблицами»
есть, если вы форматируемых ячеек (UseЭта простая функция ищетВыделите диапазон данных в только одной строки 50-100 значений. ЕслиСписок значений, которые повторяются, с заголовками», еслиПерейти во вкладку «Данные». исходный текст обратно
Как найти и выделить дни недели в датах?
планируется работать. удалении отобразится во Этот процесс может проверить на наличие нового столбца. ВРасширенный фильтр в Excel. Находясь во вкладке снимете галочку с a formula to сколько раз содержимое таблице A2:B11 и таблицы. При определении динамический список не создадим в столбце она такова, по
- Нажать по инструменту «Удалить в строку, котораяОткрыв таблицу, выберите ячейку, всплывающем диалоговом окне.
- превратиться в бессмысленную, повторений. нашем конкретном случаеНайти повторяющиеся ячейки можно«Конструктор»
- названия какого-то столбца, determine which cell
- текущей ячейки встречается выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное условия форматирования все нужен, то можноB итогу нажмите кнопку дубликаты», что находится
была заменена. В содержимое которой требуетсяВторым инструментом Excel, с
exceltable.com>
Пример работы с функцией ВПР
В качестве примера я взял две небольших таблички, представлены они на скриншоте ниже. В первой таблице (столбцы A, B — товар и цена) нет данных по столбцу B; во второй — заполнены оба столбца (товар и цена). Теперь нужно проверить первые столбцы в обоих таблицах и автоматически, при найденном совпадении, скопировать цену в первую табличку. Вроде, задачка простая.
Две таблицы в Excel – сравниваем первые столбцы
Как это сделать.
Ставим указатель мышки в ячейку B2 — то бишь в первую ячейки столбца, где у нас нет значения и пишем формулу:
A2 — значение из первого столбца первой таблицы (то, что мы будем искать в первом столбце второй таблицы);
$E$1:$F$7 — полностью выделенная вторая таблица (в которой хотим что-то найти и скопировать)
Обратите внимание на значок “$” — он необходим, чтобы при копировании формулы не менялись ячейки выделенной второй таблицы;. 2 — номер столбца, из которого буем копировать значение (обратите внимание, что у нас выделенная вторая таблица имеет всего 2 столбца
Если бы у нее было 3 столбца – то значение можно было бы копировать из 2-го или 3-го столбца);
2 — номер столбца, из которого буем копировать значение (обратите внимание, что у нас выделенная вторая таблица имеет всего 2 столбца. Если бы у нее было 3 столбца – то значение можно было бы копировать из 2-го или 3-го столбца);. ЛОЖЬ — ищем точное совпадение (иначе будет подставлено первое похожее, что явно нам не подходит)
ЛОЖЬ — ищем точное совпадение (иначе будет подставлено первое похожее, что явно нам не подходит).
Какая должна быть формула
Собственно, можете готовую формулу подогнать под свои нужды, слегка изменив ее. Результат работы формулы представлен на картинке ниже: цена была найдена во второй таблице и подставлена в авто-режиме. Все работает!
Значение было найдено и подставлено автоматически
Чтобы цена была проставлена и для других наименований товара — просто растяните (скопируйте) формулу на другие ячейки. Пример ниже.
Растягиваем формулу (копируем формулу в другие ячейки)
После чего, как видите, первые столбцы у таблиц будут сравнены: из строк, где значения ячеек совпали — будут скопированы и подставлены нужные данные. В общем-то, понятно, что таблицы могут быть гораздо больше!
Значения из одной таблицы подставлены в другую
Примечание : должен сказать, что функция ВПР достаточно требовательна к ресурсам компьютера. В некоторых случаях, при чрезмерно большом документе, чтобы сравнить таблицы может понадобиться довольно длительное время. В этих случаях, стоит рассмотреть либо другие формулы, либо совсем иные решения (каждый случай индивидуален).
Ну а у меня на этом пока всё, удачи!
Лига Microsoft Office
Уважаемая администрация сайта и подписчики, я хочу создать Лигу Microsoft Office, в которой будут размещаться посты про Word, Excel, Access, Power Point, Outlook, Publisher и др., где пользователи смогут узнать что-то новое или поделиться своим опытом.
В настоящее время на сайте имеется много постов про Word и Excel, но они не систематизированы, однако тема интересна и заслуживает отдельного внимания. В этом сообществе я планирую публиковать обучающие посты про Excel. Кто-то также может выкладывать полезные статьи, которые пригодятся пользователям Пикабу.
Тем кому будет не интересна данная тематика смогут поставить сообщество в игнор.
Ссылки на мои посты:
Остальные опубликованы в сообществе “Лайфхак”Ссылка на сообщество MS, Libreoffice & Google docs