Расчет отпускных в 2020 году. 5 ошибок, которые следует избегать

О калькуляторе для расчета количества дней отпуска

Калькулятор отпускных дней легко позволит узнать, какое количество суток отпуска накоплено работником на тот или иной момент.

Зачем знать свой отпускной стаж

Время работы на одного работодателя, дающее право на уход в ежегодный отпуск, который будет оплачен, может понадобиться не только непосредственно для вычисления этого периода, но и для того, чтобы знать, какое количество дней подлежит компенсации при увольнении.

Что входит в стаж для отпуска

Работник, трудящийся непрерывно на одного и того же работодателя, получит право на ежегодный отпуск с учетом таких периодов:

• то время, когда он фактически выполнял свои обязанности;
• периоды, когда работник отсутствовал на работе, но место за ним было сохранено (отпуск, больничный, декрет, воинская служба и т.п.);
• выходные и другие нерабочие дни;
• вынужденное отсутствие на работе при незаконном увольнении;
• отстранение по причине несвоевременного прохождения медосмотра (если в этом нет вины сотрудника);
• дополнительные административные отпуска (не более двух недель за календарный год).

ВАЖНО! В законодательство вносились изменения, касающиеся начислений стажа во время административных отпусков:

• с 30.12.2001 года по 05.10. 2006 года учитывалось не более 7 дней отпусков за свой счет в год;
• с 06.10.2006 года этот лимит вырос до 14 дней.

Что не входит в стаж для отпуска

Некоторые периоды времени не будут учтены при подсчете стажа, необходимого для отпуска, а именно:

• прогул работника;
• отстранение по причине алгокольного, наркотического, токсического опьянения;
• недопуск к работе из-за незнаний или непрохождения проверки правил техники безопасности;
• работник не прошел обязательный медосмотр по своей вине;
• невозможность выполнять работу по медицинскому заключению;
• прекращение действия лицензии, обязательной для трудовой деятельности (например, водительские права, разрешение на оружие и т.п.);
• отпуск по уходу за ребёнком старше 1,5 лет.

Особенности подсчета

За основу берется продолжительность ежегодного отпуска в 28 дней, если другого не установлено для особых категорий сотрудников.

В первый год работы минимальный стаж для возможности уйти в отпуск должен составить не менее полугода. В калькуляторе этого не заложено, просто имейте ввиду.

В случае увольнения на 100% компенсацию неиспользованных отпускных дней смогут рассчитывать сотрудники, трудившиеся не менее 11 месяцев.

Если сотрудник ушел в отпуск раньше 11 месяцев непрерывной работы, а затем был уволен, то часть полученных авансом отпускных при увольнении ему придется вернуть.

Ежегодный отпуск запрещено не использовать более 2 лет подряд.

Допускается разбитие отпуска на части, но одна из частей не должна быть короче 2 недель.

Зарплата + отпускные У основного работника начисленная сумма заработной платы за месяц и отпускных текущего месяца оказалась ниже минзарплаты. Нужно ли рассчитывать и начислять ему трудовую доплату? С какой суммы уплачивать ЕСВ?

Суммы среднего заработка, которые сохраняются за работником за время его отпуска, не включают в заработную плату для обеспечения ее минимального уровня.

Такой вывод следует из положений статьи 31 Закона об оплате труда. Согласны с ним и в Минсоцполитики (см. письма от 13.02.2017 г. № 322/0/101-17/282(ср. 025069200) и от 21.03.2017 г. № 791/0/101-17/282). Ведь отпускные — это выплата, начисленная за неотработанное время (см. п.п. 2.2.12 Инструкции № 5**). Их расчет производят в соответствии с Порядком № 100, а не в зависимости от месячной (часовой) нормы труда, установленной работнику, в месяце, на который приходится ежегодный отпуск. Следовательно, если на текущий месяц приходится отпуск работника, то для обеспечения минимального размера заработной платы (выполнения требования ст. 31 Закона об оплате труда) заработную плату, начисленную ему за фактически выполненную норму труда, следует сравнить с минзарплатой, рассчитанной пропорционально выполненной норме труда. Отпускные отбрасываем.

** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Пример. Работник будет находиться в ежегодном отпуске с 16 по 29 апреля 2018 года. Сумма отпускных — 1423,80 грн. Оклад работника — 2500,00 грн. Сумма основной зарплаты за фактически отработанное время (10 рабочих дней), рассчитанная исходя из оклада работника, — 1250,00 грн. Доплат, надбавок, премий нет.

В сравнительных расчетах участвует только заработная плата за фактически отработанное время (1250,00 грн.). Апрельские отпускные в расчет не берем. Минзарплатный предел по работнику составит: 3723,00 грн. : 20 р. дн. х 10 р. дн. = 1861,50 грн., где 20 — количество рабочих дней в апреле 2018 года согласно графику работы предприятия. Заработная плата, рассчитанная исходя из уровня минзарплаты за отработанные дни апреля (1861,50 грн.), выше заработной платы работника за фактически отработанное время (1250,00 грн.). Следовательно, работнику начисляем трудовую доплату, сумма которой равна разнице между этими двумя величинами: 1861,50 грн. — 1250,00 грн. = 611,50 грн. Общая сумма зарплаты за апрель 2018 года (основная зарплата + трудовая доплата + отпускные) составит: 1250,00 грн. + 611,50 грн. + 1423,80 грн. = 3285,30 грн.

Если оклад (месячная тарифная ставка) работника равен или выше 3723,00 грн. (часовая тарифная ставка равна либо выше 22,41 грн.), то с трудовой доплатой можно не заморачиваться. А вот ЕСВ обязательно проконтролируйте. Если фактическая база начисления ЕСВ, определенная по основному работнику-отпускнику-неинвалиду, оказалась ниже «минималки», обязательно на разницу доначисляйте ЕСВ.

Воспользуемся условиями приведенного выше примера. База начисления ЕСВ, рассчитанная по работнику, — 3285,30 грн. Она ниже минимальной заработной платы (3723,00 грн.). Поэтому на разницу между этими двумя величинами (437,70 грн. (3723,00 грн. — 3285,30 грн.)) доначисляем ЕСВ. Общая сумма ЕСВ составит: (3285,30 грн. х 22 % : 100 %) + (437,70 грн. х 22 % : 100 %) = 819,06 грн.

И в заключение — полезная таблица.

Таблица 2. Информация о количестве календарных дней, принимающих участие в расчете отпускных в 2018 году

Конкретные примеры вычислений с учетом последних изменений

Стоит подробнее рассмотреть примеры начисления отпускных. Существует несколько особенностей, о которых бухгалтер должен знать заранее. Проще всего, когда сотрудник полностью отработал весь отчетный период. Но такое случается довольно редко, поэтому приходится осуществлять дополнительные манипуляции во время выполнения расчета.

Если сотрудник отработал неполный год

Обычно бухгалтерам приходится сталкиваться с ситуацией, когда работник был на больничном или не выполнял свои трудовые обязанности по другим причинам. В этом случае необходимо вычитать пропущенные дни.

Алгоритм расчета:

1. для определения среднего заработка используется два коэффициента: сумма выплат за 12 месяцев и общее количество фактически отработанных дней за этот период. Затем данная сумма делится на число дней для получения среднего заработка за смену;
2. определить количество календарных дней отпуска можно по следующей формуле: 29,3 x число отработанных полностью месяцев + число дней в не полностью отработанных месяцах;
3. определение календарных дней отпуска в месяцы, когда сотрудник имел пропуски, происходит по следующей формуле: количество отработанных дней / общее количество дней в месяце x 29.

На самом деле нет ничего сложного, но надо быть внимательным и изучать сведения о фактически отработанном времени.

Если нет отработанных дней и дохода

Иногда рассчитать средний заработок сложно, так как предшествующие 12 месяцев конкретно взятый сотрудник не работал и не получал зарплату. Тогда за основу берут предшествующий период.

При этом бывает несколько сценариев:

1. сотрудник не работал 12 месяцев, но был активен ранее. Чаще всего такое встречается, когда женщина была в отпуске по уходу за ребенком. Например, если в 2018 году сотрудник не выполнял свои трудовые обязанности, но в 2017 году работал, согласно штатному расписанию, берется предыдущий период. Сложностей в расчетах не возникает;
2. не было отработано два года, однако работнику потребовался срочный отпуск практически сразу после трудоустройства. То же касается перевода из одной фирмы в другую, что не запрещено положениями ТК РФ. Например, отработав один месяц, сотрудник подает заявление на отпуск (допускается, если в другой организации он работал 5 месяцев). Тогда для расчета берется доход и отработанный период. То есть, зарплата делится на общее число дней в отработанном периоде. Для перевода календарных дней в рабочие (необходимо для расчета среднего дневного заработка) применяется формула — Фактическое число отработанных дней за месяц / количество дней в месяце * 29,3;
3. ранее сотрудник никогда не работал. Эта ситуация происходит редко. Тогда применяются стандартные формулы, а для расчета дохода используется окладная часть, прописанная в договоре.

Чаще всего бухгалтеру приходится работать с первым случаем, который редко вызывает проблемы во время расчета отпускных.

Если работник получал премии

Существует премиальная часть зарплаты, которая также влияет на размер отпускных.

Практически все виды премиальных компенсаций участвуют в формировании среднего размера оплаты труда.

Записка-расчёт о предоставлении отпуска

Предоставление работнику отпуска оформляется работодателем внутренним документом. Обычно используют записку-расчёт.

До 1 января 2013 года такая записка имела утверждённую форму Т-60. Сейчас (закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) формы таких документов не являются обязательными и могут разрабатываться работодателем самостоятельно (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Однако рекомендуется заполнять форму Т-60, которая вполне чётко отражает все данные для оформления отпусков наёмного персонала.

Приведём пошаговую инструкцию по заполнению документа на примере записки-расчёта для менеджера отдела рекламы и маркетинга Семеновой Аллы Петровны:

1. Первый раздел записки заполняет специалист по кадрам. Начинаем с данных, относящихся к работодателю. В строке «наименование организации» заносим название работодателя. Обязательно указываем сокращённо его организационно-правовую форму (ООО, АО, ИП и т. п.). Проставляем порядковый номер и дату заполнения записки.

2. Как источник информации о сотруднике в первом разделе записки используем график отпусков, а также приказы директора о предоставлении отпусков персоналу. Заполняем полностью строку «фамилия, имя, отчество». Заносим должность Семеновой А.П. по её трудовому договору. Для рабочего мы здесь указали бы его специальность, разряд, квалификацию. В ячейке «табельный номер» обязательно указываем номер Семеновой А.П. из реестра работодателя. В строке «наименование структурного подразделения» укажем название отдела, где трудится менеджер Семенова.

3. Переходим к заполнению данных об отпуске Семеновой А. П. Заносим период, за который она получает отпуск (полностью начало и окончание рабочего года). Указываем полное число календарных дней отпуска и даты первого и последнего дней. Семенова А. П. не относится к категориям сотрудников, имеющим право на дополнительные дни отпуска, поэтому в ячейке «дополнительный отпуск» ставим прочерк и не заполняем таблицу «дополнительный или другой отпуск». Специалист Темникова Т. Н., заполнившая первый раздел записки, в строке «Работник кадровой службы» указывает свою должность, расписывается и ставит расшифровку подписи.

4. Во втором разделе отразим расчёты бухгалтера о начислении и выплате Семеновой А. П. отпускных. Начинаем с заполнения таблицы «Расчёт оплаты отпуска», содержащей суммы начислений Семеновой за 12 месяцев перед месяцем начала отпуска. Отметим, что у Семеновой за этот период не было месяцев, которые по ст. 121 ТК РФ должны быть исключены из периода расчёта среднедневного заработка. Поэтому в таблице будут отражены данные с июля 2017 года по июнь 2018 года. Заносим в графу 1 номер года каждого из учитываемых месяцев, в графу 2 заносим наименования указанных месяцев; в графе 3 отражаем по каждому месяцу сумму всех выплат, полученных работником и учитываемых при расчёте среднемесячного дохода. В строку «Итого» таблицы «Расчёт оплаты отпуска» заносим сумму всех внесённых выплат Семеновой А. П. из столбца «выплаты» (графа 3). Переходим к расчёту среднедневного заработка: в отдельной вспомогательной табличке отражаем в гр. 4 общее число календарных дней всех месяцев из таблицы «Расчёт оплаты отпуска»; в графе 6 отражаем сумму рассчитанного среднедневного заработка Семеновой, разделив сумму в строке «Итого» в таблице «Расчёт оплаты отпуска» на число дней из графы 4.

5. Таблица «Начислено» отражает выплаты отпускнику с разбивкой на два месяца и с расчётом итога. В гр. 8 вписываем итог умножения среднедневного заработка работника (гр. 6) на количество дней отпуска в первом месяце (гр. 7). У Семеновой в июле 26 календарных дней отпуска, за которые начислено 573,67 р. Х 26 = 14915,42 р. В августе у Семеновой будет 2 календарных дня отпуска, и за эти дни ей положены отпускные: 573,67 р. Х 2 = 1147,34 р. Общая сумма начисленных отпускных за два месяца (гр. 8 + гр. 12) составляет 14915,42 р. + 1147,34 р. = 16062,76 р. Эта сумма отражена в графе 15. Из суммы, отражённой в графе 15, удержим налог на доходы физических лиц (графа 16). Итог после вычитания налога заносим в графу 23 — эта сумма равна 13974,60 р. Эту сумму Семенова А. П. получит в кассе работодателя или на банковскую карту. Эту же сумму нужно обязательно внести и прописью в строку «К выплате сумма».

6. Далее отражаем номер и дату платёжного кассового документа на выдачу отпускных. Бухгалтер ставит свою подпись с расшифровкой.

Выдавать или перечислять на банковскую карту отпускные работодатель обязан не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. В ином случае предусмотрены административное наказание и наложение штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).

Общие понятия

Законодательство регулирует трудовую деятельность граждан, а также гарантирует ежегодный обязательный отпуск. Этой теме посвящён 19 раздел ТК РФ (все приведённые ниже ссылки на статьи взяты из него). 114 статья устанавливает право работника на отдых. Ему нет необходимости выпрашивать себе отпускные дни, поскольку они положены ему по закону. Согласно той же статье, пока работник будет отдыхать, за ним остается закрепленным его рабочее место, должность и оклад. А сам отдых оплачивается работодателем.

115 статья устанавливает минимальное количество ежегодных отпускных дней. Их должно быть минимум 28. Представители определённых профессий (доктора, учителя, работники предприятий с повышенной опасностью или вредностью) имеют право на более продолжительный отдых.

В этот период не включены государственные праздники. Они добавляются к общему количеству дней, поскольку переносятся на рабочую неделю.

Дни отпуска, которые не были израсходованы, не аннулируются, а накапливаются. Работник может воспользоваться ими по своему усмотрению. Но если трудящийся не берёт отдых на протяжении 2-х лет, то его работодателя могут из-за этого оштрафовать (на основании 124 статьи).

Начальник вправе компенсировать работнику его неизрасходованные дни отдыха деньгами, только в определенных случаях:

1. Увольнение. Последняя зарплата будет состоять также из компенсации оставшихся дней.
2. Отпуск больше 28 дней. Деньги выплачиваются только за дни сверх 28 обязательных.

Устроившись на новое место работы, сотрудник имеет право воспользоваться отдыхом (полностью либо по частям) только после отработки первых 6 месяцев. К этому времени у него накопится 14 дней отдыха (поскольку 1 отработанный месяц равен 2,33 дням отдыха). Такое правило действует на первый рабочий год. Начиная со следующего года отпуск разрешается брать в любое время.

Порядок расчета дней отпуска, на которые имеет право работник при увольнении

Кроме средней дневной зарплаты работника для вычисления размера отпускных при увольнении необходимо знать количество дней отпуска, на которые имеет право сотрудник к моменту прекращения трудовых отношений.  Современное трудовое законодательство не устанавливает методик расчета дней отдыха, на которые имеет право трудящийся к моменту увольнения, поэтому при расчете используются Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Если сотрудник работал у нанимателя 11 месяцев, получил право на отпуск, но не воспользовался им, ему уплачивается полная компенсация. В других вариантах возмещают дни отдыха пропорционально количеству проработанных месяцев в неполном рабочем году. Число дней отпуска, положенных трудящемуся (Ку), высчитывается по формуле:

Ку = (Мо × Ко) / 12,

где:

Мо — месяцы, проработанные гражданином;

Ко — количество суток ежегодного отпуска работника;

12 — число месяцев в году.

Другой метод расчета, которым тоже пользуются работодатели, предложен Рострудом в письмах от 31.10.2008 № 5921-ТЗ, от 08.06.2007 № 1920-6, от 23.06.2006 № 944-6. Суть метода в том, что каждый проработанный сотрудником месяц предоставляет ему право на 2,33 дня отдыха (28-дневный отпуск / 12 месяцев) либо больше, если отпуск трудящегося составляет большее количество дней (например, для учителей 56 / 12 = 4,67). Количество месяцев, отработанных гражданином, при исчислении дней отпуска считается таким образом, что излишки меньше половины месяца исключаются из расчетов, а больше половины — округляются до полного месяца.

Однако этот метод не всегда точен. Если таким способом высчитывать количество отпускных дней, заработанных за полгода работы, мы получим не 14 суток, а 13,98 дней, а действующие законодательство не предусмотрело возможности округлять дни отпуска. Минздравсоцразвития отдельно в своем письме от 07.12.2005 года № 4334-17 сообщает, что если предприятие принимает решение об округлении дней отпуска, то это должно быть всегда в большую сторону — в пользу работника. 

Отпускные при нестандартных условиях в 2019 году

1. В режиме работы неполного времени. В такой ситуации нет сильных отличий от обычного начисления отпускных — средний заработок высчитывается из суммы фактически отработанных дней и заработанных за этот период средств.
2. Не полностью отработанный РП. Независимо от того, сколько за расчётный период было не отработано дней или месяцев, доход высчитывается по обычной формуле за фактически отработанные дни. Тут действует также формула, что и при расчёте среднедневного заработка в месяцы нахождения на больничном и командировок.
3. Досрочный отпуск. Каждый работник имеет право на ежегодный отдых по истечении полугода непрерывной работы (при этом время болезни и командировок также учитываются, то есть берётся календарный период). Однако если работодатель не имеет возражений, сотрудник может воспользоваться своим правом и до истечения этого срока согласно статье 122 ТК, при этом длительность его не зависит от фактически отработанного времени на предприятии. Для работодателя нет никакой угрозы такого отпуска, ведь в случае, если работник после этого изъявит желание уволиться до истечения необходимых шести месяцев, руководство компании имеет полное законное право на удержание суммы задолженности по неотработанным дням отпуска из заработной платы сотрудника. Начисление же отпускных происходит исходя из фактически отработанных дней перед отпуском и согласно фактически начисленной заработной плате за этот период, даже если она составляла всего несколько дней.
4. Переведённый сотрудник. При переводе работника из другого филиала или организации и если он желает взять досрочный отпуск также не учитывается его стаж и среднедневной заработок за отработанный период на прежнем месте работы. Считается, что работник прекращает трудовой договор с предыдущим работодателем и заключает его с новым. При этом по старому месту работы ему выплачивают все положенные денежные компенсации за неиспользованный отдых. Поэтому начисление отпускных происходит по той же схеме, что и при обычном досрочном отпуске.
5. Повышение зарплаты. Это может повлиять на начисление отпускных, если произошло до начала или во время отпуска непосредственно в расчётном периоде. Для начисления суммы отпускных в этом случае необходимо будет вычислить коэффициент повышения заработной платы за расчётный период.

Отпуск по совместительству

При работе по совместительству существуют некоторые особенности. По трудовому кодексу отпуск подобным сотрудникам необходимо предоставлять в то же время, что и на основном месте работы. Однако может возникнуть ситуация, когда они не совпадают по количеству положенных для отдыха дней (к примеру, у учителей отпуск более долгий).

Складываются условия, когда руководство компании не имеет права нарушить законодательство, но при этом и не обязано оплачивать дополнительный удлинённый отпуск сотруднику. Оптимальным вариантом в этой ситуации будет отправить сотрудника в дополнительный неоплачиваемый отдых на период удлинённых дней по основному месту работы. При этом обязательно получить от сотрудника заявление на подобный отпуск и документы с его основного места работы о продолжительности удлинённого отдыха. Начислять сумму отпускных в этой ситуации необходимо на общих условиях.

Шпаргалка по начислению зарплаты, отпускных и больничных

15 января 15 января 2020 Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем Данная статья представляет собой шпаргалку для бухгалтеров, которым нужно быстро изучить или освежить в памяти ключевые вопросы, связанные с начислением зарплаты, отпускных и больничных.

В общем случае заработную плату начисляют по окончании каждого месяца.

Величина зарплаты — это сумма, которую человек заработал в данном месяце. Выплачивать зарплату нужно не реже чем раз в полмесяца (статье ТК РФ). Чтобы выполнить это требование, сумму за месяц необходимо разбить на две части.

Первую часть выдать сотрудникам до окончания месяца, то есть авансом. Вторую часть — после окончания месяца, когда будет известна итоговая величина зарплаты. Сроки выдачи аванса и зарплаты в ТК РФ не установлены, поэтому каждый работодатель вправе утвердить собственные даты.

Например, выплачивать аванс 25-го числа каждого месяца, а зарплату — 10-го числа месяца, следующего за отработанным. Главное, чтобы эти даты были зафиксированы внутренним нормативным документом (к примеру, приказом директора) и неукоснительно соблюдались.

Если день выплаты аванса или зарплаты приходится на выходной или праздник, то деньги необходимо выдать накануне.

Что касается величины аванса, то она тоже не прописана в законе, и организации задают ее на свое усмотрение. На практике встречается два способа расчета аванса.

Первый — взять месячный заработок сотрудника и умножить на 40 процентов (можно на 30 или 50 процентов). Подавляющее большинство работодателей поступают именно так.

Второй способ — вычислить точную сумму зарплаты за фактически отработанную первую половину месяца. Такой подход приветствуется чиновниками (письмо Роструда ), но редко применяется в жизни (подробнее о начислении аванса читайте в статье «»).

○ Порядок предоставления отпусков

В каждой организации независимо от формы собственности должен быть утвержден график отпусков на предстоящий год, который определяет порядок их предоставления. Составить документ необходимо не позднее двух недель до начала года.

Он является обязательным и для работодателя, и для работников. Если сотрудник хочет перенести дату начала отдыха, он подает соответствующее заявление. При этом работодатель не обязан предоставлять отпуск в другое время. Некоторые сотрудники могут уйти в отпуск в любое время, например:

• Женщины перед началом декрета или сразу после него.
• Работники младше 18 лет.
• Сотрудники, имеющие детей-инвалидов.
• Почетные доноры.
• Совместители.
• Ветераны боевых действий.
• Работники, имеющие 3 и более детей до 12 лет.
• Супруги военнослужащих.

Причем отпуск им могут предоставить авансом, т.е. даже если еще не прошло 6 месяцев с начала работы на этом месте.

Когда отпуск становится убыточным?

Невыгодно захватывать отпуском официальные праздники. Они увеличивают продолжительность отдыха, но в расчёт отпускных не включаются. Представим, что Марина взяла отпуск с 11 по 24 января. Она будет отдыхать почти целый месяц и при этом сохранит часть отпуска.

Среднедневной заработок — 1085,6 (исходные данные не менялись, поэтому мы взяли результат предыдущих вычислений). Отпускные — 1085,6*14=15 198,4 рублей.

Зарплата за фактически отработанные 5 дней — 11 666 рублей.

В общей сложности Марина за январь получит 26 864 рубля при окладе 35 000 рублей.

Если брать 14 дней отпуска в марте, то Марина получит 15 198,4 рубля отпускных и 19 080 рублей зарплаты. Итого: 34 278 рублей.

Начисление отпускных

К основному отпуску (28 дням) может полагаться и дополнительный отпуск, на основаниях: вредной или тяжелой работой, работой в районах Крайнего Севера, ненормированностью рабочих дней, опасных условий труда, а также, если это предусмотрено коллективным договором и работодатель имеет возможность предоставить работнику дополнительный отпуск.

Отпуск исчисляется в календарных днях с учетом выходных. При этом праздничные дни, попавшие в дни отпуска, не оплачиваются, но отпуск продлевается на эти дни. Для оплаты отпуска сотруднику работодатель должен для начала определить расчетный период, затем вычислить среднедневной заработок и рассчитать отпускные за весь отпуск.

Посмотрите видео о начислении отпускных выплат: