Как научиться планировать время

Что запланировать дополнительно

1. Обязательно составляй планы отдых: научиться планировать свое вечернее время означает полноценно отдыхать после работы.
2. Планируй самообразование: почитать книгу или посмотреть британский фильм в оригинале.
3. Заноси в список посещение спортивного зала или уроков йоги.

Специалисты утверждают, что кроме основной работы, для гармоничного и всестороннего развития личности достаточно еще шесть дополнительных небольших дел в день. Это может быть занятие спортом, изучение иностранного языка, анализ своей жизни, размышление о будущем, изучение нового в своей профессиональной сфере.

Под вечер оставь время для того, чтобы проанализировать, что ты успела сделать, а что нет. И уже через три недели ты заметишь, что у тебя остается гораздо больше свободного времени, и ты успеваешь гораздо больше.

—
Автор — Екатерина Максимова, сайт www.sympaty.net – Красивая и Успешная
Копирование этой статьи запрещено!

Распечатать шаблон планера на 2018 год

А вот этот вид планера уже представляется больше как календарь, нежели чем качественный инструмент планирования. Вам предстоит расписать каждый месяц — рекомендуем начать с дней рождений, а затем уже перейти к повторяющимся задачам. Этот вид планера включает в себя 12 копий ежемесячных расписаний, каждая из которых предназначена на конкретный месяц.

Кстати, для годового планирования мы все же рекомендуем уже использовать специальную программу для тайм менеджмента. Так. например, в ЛидерТаске вы можете внести все свои дела в один список “Неразобранное”, а уже оттуда раскидывать их по дням, неделям, месяцам и годам вперед.

В ЛидерТаске вы также можете работать при помощи различных методик управления своим временем, тем самым сэкономив кучу времени на подсчеты и расчеты при выборе в пользу письменных вариантов. В Маркете сервиса вы сможете найти такие инструменты, как:

1. Диаграмма Гантта.
2. Pomodoro.
3. Getting Things Done и многое другое.

Итак, мы рассмотрели все варианты ежедневников и планеров для печати и дальнейшего применения их в вашей работе. Мы давно уже отказались от печатных вариантов, ибо планирование и быстрые правки — удобнее всего осуществимы в программе ЛидерТаск.

Попробуйте и вы составлять списки дел в ЛидерТаске:

Вам будет интересно

Грамотное планирование времени: учимся работе с самым ценным ресурсом

Ваши поручения никогда не пропадут и будут исполнены. Магия? Не думаю

Планирование работы

Планирование рабочего времени: секреты и трюки

2 Строй список дел вокруг своих целей

Выработка привычки к ежедневному планированию — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает тебя к достижению долгосрочных целей. Вот несколько шагов, чтобы это сделать.

Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие

Разбей свои масштабные цели на ежедневные задачи. Например, ты не можешь добавить пункт «привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вполне реально записать в него такие задачи, как «потратить 30 минут на тренировку» или «пойти на вечернюю прогулку».

Проанализируй свои личные и профессиональные цели, когда садишься планировать свой день, и добавь задачи, которые приблизят тебя к достижению желаемого.

Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у тебя есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и только 24 часа в сутках. Это нормально.

В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Так, ты можешь тратить три дня в неделю на тренировки, еще несколько — на работу над профессиональными проектами, а выходные посвящать выполнению своих личных задач.

Найди время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом и оставь детали для ежедневных сеансов планирования.

Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинает планировать свой рабочий день. В первую очередь они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого подумай о том, чтобы приберечь этот шаг под конец. Таким образом, ты вынужден приспосабливать свои задачи к целям, а не наоборот.

Пять главных преимуществ планирования дня

1. Определение фронта работы. Планируя свой день, прежде всего, человек определяет себе список дел или фронт работы, который он должен выполнить. Причем, довольно детально, расписывая график поминутно, так, чтобы все успеть. В результате на рабочий день будет запланировано ровно столько дел, сколько человек реально успеет сделать, с учетом времени на незапланированные, внезапно возникшие дела.

Если же не осуществлять планирование дня и не видеть свой реальный распорядок, то человек или выполнит меньше работы, чем мог бы (будет браться только за то, что точно успеет), или будет спешить (думая, что может не успеть), от чего пострадает качество дел.

2. Важные и срочные дела не будут забыты

Если человек не будет иметь составленного распорядка дня, он легко может забыть выполнить какое-нибудь краткосрочное, но очень важное дело. Особенно, с учетом того, что на него может внезапно «обрушиться» что-то незапланированное, и все мысли будут направлены уже в другую сторону

А планирование дня позволяет в любой момент заглянуть в свой органайзер и вспомнить, что он уже сделал, а что, возможно, просто забыл.

3. Планирование дня экономит время. Многие считают, что планируя свой день, человек тратит лишнее время, которое мог бы использовать для работы. Однако, это очень большое заблуждение: на самом деле планирование дня, наоборот, помогает сэкономить время и выделить его гораздо больше.

Исследователи тайм-менеджмента подсчитали, что каждая минута, потраченная на планирование рабочего дня, в среднем позволяет выделить дополнительные 10 минут для реализации намеченных дел. То есть, фактически, это время «возвращается» с 10-кратной отдачей. Например, если человек потратит на планирование дня 10 минут — это позволит ему дополнительно выделить почти 2 часа (100 минут) для работы.

4. Расстановка приоритетов. Еще один важнейший вопрос, который решает планирования дня — это грамотная расстановка приоритетов в работе. Когда у человека нет четкого плана действий, он «хватается» за все подряд, часто выполняя не самые важные дела. Из-за этого на то, что имеет действительно высокий приоритет, у него уже не остается времени. В результате получается такая картина: весь день что-то делал, но что нужно было — так и не сделал. Знакомо?

Планирование дня отлично помогает расставить приоритеты: самые важные и сложные дела человек должен запланировать на первую половину дня, на часы своей наивысшей активности и работоспособности, и тогда у него уже не получится заменить их выполнение чем-то другим.

Кстати, грамотно расставить приоритеты поможет такой инструмент как Матрица Эйзенхауэра.

5. Обеспечение эмоционального спокойствия. И последний в списке, но не последний по значимости момент: планирование дня позволяет человеку начать и провести свой рабочей день спокойно и размеренно, без излишнего эмоционального напряжения, которое у многих имеет место быть.

Когда человек не планирует свой день — у него постоянно крутятся мысли «за что хвататься?», «а вдруг я не успею!», «как бы ничего не забыть!». Он находится в состоянии неопределенности и растерянности, что провоцирует рост психологического напряжения, а это, в свою очередь, оказывает свое негативное влияние на работоспособность.

Планирование дня позволяет решить эту проблему: человек заранее знает, что, как и когда он будет делать, сколько времени это займет, он знает, что все успеет и ничего не забудет. Соответственно, он спокоен, пребывает в рабочем настроении и не попадает под пагубное влияние излишних эмоций. Его рабочий день из беспорядочного и суматошного становится определенным, размеренным и управляемым. Это очень существенно повышает эффективность работы.

В заключение немного статистики. Исследования в области тайм-менеджмента показывают, что в наших условиях планированием рабочего времени занимаются не более 10-20% людей, причем, многие из них делают это как обязаловку, только потому, что того требует работодатель. Соответственно, и отношение к планированию такое же, и особых результатов оно тоже не дает.

В то же время, преимущества планирования дня налицо:

Ну и напоследок: все успешные люди самого разного уровня всегда планируют свой день. Не верите? Спросите у них сами.

Вы все еще сомневаетесь, нужно ли планировать свой день? Советую хотя бы просто попробовать, и вы сами увидите результат. Ну а как делать это правильно — читайте в отдельной публикации: Планирование рабочего дня.

Основные принципы управления временем

Эффективный тайм-менеджмент стоит на трех китах: правильно расставленных приоритетах, разумном планировании и грамотном целеполагании.

Правильно расставляйте приоритеты

Что для вас является самым главным в жизни? Возьмите лист бумаги и проранжируйте свои ценности, начиная с самой важной. Для наглядности вот вам пример:

• здоровье и благополучие членов семьи;
• профессиональная самореализация;
• материальный достаток;
• саморазвитие;
• спорт, путешествия, хобби;
• общение с друзьями;
• творчество.

Чем больше будет пунктов, тем лучше. Старайтесь писать осознанно, вдумчиво. Вам еще придется с этим списком работать.

Когда закончите, задайте себе другой вопрос – на что вы тратите большую часть своего времени. Ответ также оформите в виде списка в порядке убывания.

Возьмите в руки оба списка и сравните их. В идеале они должны совпадать – тогда вы можете считать себя гуру тайм-менеджмента. Чем сильнее расхождение, тем хуже у вас обстоят дела с распределением времени. Но есть и хорошая новость – теперь вы видите, над чем нужно работать.

Научитесь ставить цели

Цель – рычаг, который запускает мотивацию. А мотивация, по сути – это энергия, которую выделяет мозг на реализацию этой цели. Выделяет он ее не просто так, а в надежде, что вы грамотно ей распорядитесь и преумножите.

Представьте, что вы пришли в банк просить средств на новый бизнес. Банкир не выдает деньги всем подряд, у него есть свой материальный интерес. Чтобы получить деньги, вам нужно убедить его в том, что дело перспективное и сулит прибыль, а вы человек адекватный и надежный.

Наш мозг – такой же придирчивый кредитор. Чтобы получить энергию на реализацию цели, она должна соответствовать сразу нескольким критериям:

• быть конкретной;
• быть достижимой;
• быть эмоционально окрашенной;
• не конфликтовать с основными ценностями.

Еще раз возьмите свой список с приоритетами и напишите по несколько целей к каждому пункту. Проследите, чтобы они соответствовали всем критериям, перечисленным выше. Тогда ваш внутренний банкир не поскупится.

Старайтесь, чтобы цели не были слишком растянутыми во времени и не противоречили друг другу – нельзя прийти в пункт назначения, двигаясь сразу в нескольких направлениях.

Начните планировать

Если вы еще не выработали привычку планировать, самое время заняться этим. Вам снова понадобится список ваших приоритетов. Запишите все дела на ближайшую неделю, соотнося их со своими ценностями. Чем выше ценность в списке, тем важнее относящееся к ней дело.

Теперь возьмите ежедневник и начните распределять ваши дела по дням недели. Первым делом впишите самые важные – и далее по убывающей.

Освоив азы планирования, переходите на продвинутый уровень. Составьте распорядок дня и начните придерживаться его. Не забудьте учесть свои природные биоритмы.

Планируйте свой день так, чтобы периоды напряженной работы чередовались минутами отдыха и расслабления. Если поначалу вы не будете успевать все делать вовремя, нужно набраться терпения и продолжать пытаться.

Спустя некоторое время вы станете более организованным и дисциплинированным и сможете привести все дела в порядок.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни. Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Режим дня по часам

Подъём, зарядка, гигиена. Именно в это время просыпаются биологические часы, активируются все важные процессы в организме

Поэтому, в это время важно разогнать кровь, сделав зарядку, или заняться сексом (поскольку, с утра происходит активный выброс половых гормонов)

После этого очень хорошим решением будет принять контрастный душ и взбодриться окончательно. Так же, сразу после пробуждения рекомендуется выпить стакан тёплой воды, чтобы подготовить органы ЖКТ к приёму пищи.

7:30-8:00

Пора бы и позавтракать. Делать это необходимо через час после сна. Именно в это время все микроэлементы усваиваются правильно, моментально и перерабатываются в энергию.

9:00

Можешь начинать работать. Энергия получена, и мозг готов к труду.

12:00

Время обеда

Организму пора перезагрузиться, поскольку трудоспособность начинает снижаться, внимание становится рассеянным, а желудочный сок уже активно вырабатывается. Пообедай, а потом, если есть возможность, прогуляйся, пообщайся с коллегами или просто посиди в тишине

15:00-17:00

«Опять работа». В это время как будто бы открывается второе дыхание. Организм снова настроен поработать, но сейчас желательно браться за более лёгкие задачи и не перегружать свой мозг.

Giphy

17:00-18:00

Важно поужинать до 19:00, тогда еда легко усвоится и переварится. А вот после этого времени желудок становится не таким активным, поэтому с пищеварением могут возникнуть проблемы

После 19:00

Долгожданное свободное время

Здесь важно избегать физической и умственной активности. Давление снижается, желудок неактивен, поэтому почитай, пообщайся с друзьями, или займись домашними делами, которые не будут тебя напрягать

20:00

Немного умственной активности. Мозг уже успел немного перезагрузиться и готов потренироваться. Поэтому можно посвятить это время изучению иностранного языка или другой деятельности, где нужно что-то запоминать.

21:00

Подготовься ко сну. Полностью посвяти это время себе и своему засыпающему организму: прими ванну или душ, порелаксируй, проведи необходимые гигиенические процедуры.

22:00

С 22:00 до 23:00 самое ценное время. Именно тогда один час сна равен 2-3 часам отдыха

Организм начинает активное самовосстановление, поэтому важно ложиться спать до 23:00

Image by Gerd Altmann from Pixabay

Для женщины очень важно придерживаться правильного распорядка дня. Если жить согласно своим биоритмам, то останется больше времени и энергии на выполнение важных задач

А если всё будет успеваться и получаться, то удовлетворённость собственной жизнью значительно повысится.

Ощущая себя счастливой, появится желание распространять счастье вокруг себя, улучшать мир, сделать больше, и, вообще, жить!

Несомненно, графики у всех разные, особенно рабочие, но отчаиваться не стоит. Стоит брать и пробовать. Помни, что качество твоей жизни зависит, в первую очередь, от тебя. Если не попробовать улучшить и продлить свою жизнь, так и будешь задаваться вопросом «а что было бы, если…».

Сделай первый шаг, начинай с малого и будь счастлива в своей новой, наполненной энергией, жизни.

Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

Как правильно распланировать рабочее время?

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Дела, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• Проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Проекты, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов». Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей. Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться.
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет, дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел. Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела, бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить. Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте. Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу. Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой. Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех. Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует. Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела. То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Как составить планы и цели на Год

К составлению годового плана нужно подойти серьезно. Ведь от результатов ваших стараний будет выстраиваться каждый месяц, неделя и день.

Ниже я описал последовательность шагов, которые помогут определить ваши ключевые задачи, не упустив ничего из виду.

Шаг №2. Выделите основные жизненные сферы

К основным сферам жизни относится: личностный рост, карьера, семья, здоровье и финансы.

Итак, пойдем по порядку.

Личностный рост

Личностный рост выражается в постоянном совершенствовании человека

Поэтому, здесь я советую сосредоточить внимание на следующем:

• Обучение различным навыкам. Например, научиться танцевать.
• Выработка полезных привычек, таких как ежедневное чтение.
• Искоренение вредных привычек. Для меня это перестать грызть ногти.
• Развитие дисциплины.
• Расширение общего кругозора.
• и т.д.

Карьера

Тут все зависит от вашей сферы деятельности.

Если вы руководитель компании решите, куда хотите привести ее в этом году. Как будете управлять компанией, чтобы претворить свои планы в жизнь? Когда планируете заняться увеличением доли рынка и экономией расходов?

Семья

Да, две верхние сферы важны в жизни каждого человека, но из-за этого не стоит забывать о самом ценном – о семье. На самом деле многих людей беспокоит то, что они слишком мало проводят время с родными. Кстати, это отсылает нас к шагу №1.

Наметьте в своем плане длинные выходные с детьми, праздничные дни, сюрприз для любимого человека в виде путешествия и т.д.

Здоровье

Не стоит пренебрегать такой важной детали, как поддержание собственного здоровья. Зачастую от него зависит уровень наших успехов и счастья

Финансы

Банальный пример – это наметить конкретную сумму, которую вы намереваетесь заработать за год. Также можно заняться инвестированием, начать жертвовать на благотворительность, поднять уровень ежемесячных доходов и многое другое.

Шаг №3. Постановка самих целей

После проделывания предыдущих действий приступаем к самому важному – к постановке конкретных задач. Помните, что это задаст направление на весь год

Фиксируйте в плане только основные и наиболее существенные задачи.

Пример моих 10 целей на год:

1. Переехать.
2. Выстроить свой день так, чтобы я мог уделять время работе, спорту, саморазвитию и отдыху с семьей.
3. Прочесть 15 книг по саморазвитию.
4. Пройти как минимум 3 платных курса для развития в сфере интерент-маркетинга.
5. Самостоятельно написать 50 качественных статей.
6. Достичь 2000 посетителей на сайте в сутки.
7. Отправиться в путешествие за пределы России вместе с семьей.
8. Перейти на здоровое и сбалансированное питание.
9. Построить спортивное тело.
10. Выйти на месячный доход в 50 000 рублей.

Прошу заметить, что все эти цели связны со сферами, которые я описывал выше.

Шаг №4. Наметить крайние сроки для каждой цели

Срок – последний шаг при планировании, но очень ценный. Дедлайны стимулируют ускорение и рост продуктивности. Также это поможет при дальнейшем планировании месяца, недели и дня.

Используйте предлог «к» или четкую дату:

• К 1 июня 2021 годая покупаю однокомнатную квартиру в Перми.
• 1 декабря 2021 годая достигаю отметки в 50 000 рублей своего месячного дохода.

Всегда визуализируйте свои мечты и видение будущего. Распланируйте год так, чтобы они проявились максимально ярко. В план на год стоит заглядывать по крайней мере раз в месяц – дополнять его, вносить изменения и вспоминать о своих целях.

Важно не то, что вы в итоге сделаете дела, а то, КАК вы их сделаете

В этом тексте мы собрали принципы тайм-менеджмента, которые не просто помогают успеть сделать все важные и неважные дела на день (в этом лучше всего помогает догорающий дедлайн), но еще и сохраняют ваши нервы, силы и желание приходить на работу каждый день. Потому что можно, конечно, в спешке закрывать проект за проектом без отдыха и с переработками, но насколько это будет продуктивно и правильно, надолго ли хватит рабочего настроя? Звучит как начало истории про профессиональное выгорание. Итак, о принципах организации дня.

Принцип № 1: ведите бэклог задач

Всегда

Это важно выполнять. Можете даже личные дела также вести

Потому что прежде чем понять, как правильно распланировать свой день, надо определить, что вам собственно нужно делать? Без списка тут не обойтись.

Todo-листы, канбан-доски типа Trello, Bullet journal и простой бумажный ежедневник идеально для этого подходят. Есть даже notion — объединяет в себе всё, что только хотите.

Принцип № 2: приоритезируйте бэклог

Хвататься за всё подряд — совсем не эффективно. Глядя на список дел, вы должны сразу понять, что из этого нужно делать срочно, а что можно планировать на потом.

Расставить приоритеты можно тоже по-разному. Например, разделив все дела на 4 части по матрице Эйзенхауэра: в основе — квадрат

Или воспользоваться методом 1-3-5, когда у вас всего одно важное дело на день, три средней значимости и пять мелких, их легко сделать. Или вообще распределить свои задачи на основе принципа Парето и научиться начинать с тех, которые принесут 80% результата

Принцип № 3: фиксируйте всё, что вы делаете в течение дня

Запишите, а потом вычеркивайте из списка то, что сделали. Во-первых, это поможет сохранить актуальность списка. Во-вторых, подстегивает ваш энтузиазм.

Особенно круто будет, если при этом вы еще засечете время, которое потратили на каждую задачу

Приложения типа toggl созданы специально для того, чтобы знать, сколько времени ушло на какой-нибудь отчет, и учитывать эту скорость важно при дальнейшем планировании

Принцип № 4: давайте себе отдохнуть

Это может быть 10 минут на поболтать с коллегами или полчаса йоги. Всё зависит от того, как долго вы можете фокусироваться на одной задаче и как вам нравится расслабляться на работе.

Если вы расписываете важные задачи и список дел не только по приоритетам, но еще и по времени, проследите, чтобы в плане на день нужное вам время для отдыха тоже было учтено.

Принцип № 5: узнайте, что помогает вам концентрироваться

Кому-то нужно включить драйвовую музыку, а кому-то нужна полная тишина. Если необходимо, отключите все оповещения, уберите телефон в сумку, вставьте беруши в уши или наоборот, идите работать за большой стол с шумными коллегами.

Даже самое качественное планирование может потерпеть неудачу, если сфокусироваться на делах не получается. И не пренебрегайте медитациями. Тем более, что их можно делать даже . Они также эффективны для внимания, как спортивные тренажеры для мышц.

Принцип № 6: выстройте подходящую очередность задач

Если перспектива несколько часов подряд делать одно и то же кажется вам классной — составляйте план на день из групп одинаковых задач, которые нужно сделать.

Но если вы скорее всего уснете за пятым отчетом подряд — разбавляйте похожие задачи другими делами. Сделали два отчета? Позвоните клиенту, разберите почту и только потом делайте третий.

Принцип № 7: поймите, как на вас влияют встречи и обсуждения

Общение и коллективные встречи-обсуждения могут здорово выматывать или наоборот заряжать энергией. Вспомните, как обычно они влияют на ваш настрой и в соответствие с этим планируйте другие свои задачи на день.

Если вы можете влиять на время собрания, назначайте его так, чтобы зарядиться энтузиазмом от него на весь день. Или наоборот, ставьте встречу на вечер, чтобы сразу после пойти отдыхать.

А если время для брейнштормов обычно устанавливаете не вы — постарайтесь понять, как организовать рабочий день и дела из списка так, чтобы ваше настроение после встречи или вообще на них не повлияло, или повлияло только положительно.