Как спланировать свой день за 15 минут? успеть всё и быть свободной

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.
Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник — вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.
Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.
Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Пять главных преимуществ планирования дня

1. Определение фронта работы. Планируя свой день, прежде всего, человек определяет себе список дел или фронт работы, который он должен выполнить. Причем, довольно детально, расписывая график поминутно, так, чтобы все успеть. В результате на рабочий день будет запланировано ровно столько дел, сколько человек реально успеет сделать, с учетом времени на незапланированные, внезапно возникшие дела.

Если же не осуществлять планирование дня и не видеть свой реальный распорядок, то человек или выполнит меньше работы, чем мог бы (будет браться только за то, что точно успеет), или будет спешить (думая, что может не успеть), от чего пострадает качество дел.

2. Важные и срочные дела не будут забыты

Если человек не будет иметь составленного распорядка дня, он легко может забыть выполнить какое-нибудь краткосрочное, но очень важное дело. Особенно, с учетом того, что на него может внезапно «обрушиться» что-то незапланированное, и все мысли будут направлены уже в другую сторону

А планирование дня позволяет в любой момент заглянуть в свой органайзер и вспомнить, что он уже сделал, а что, возможно, просто забыл.

3. Планирование дня экономит время. Многие считают, что планируя свой день, человек тратит лишнее время, которое мог бы использовать для работы. Однако, это очень большое заблуждение: на самом деле планирование дня, наоборот, помогает сэкономить время и выделить его гораздо больше.

Исследователи тайм-менеджмента подсчитали, что каждая минута, потраченная на планирование рабочего дня, в среднем позволяет выделить дополнительные 10 минут для реализации намеченных дел. То есть, фактически, это время «возвращается» с 10-кратной отдачей. Например, если человек потратит на планирование дня 10 минут — это позволит ему дополнительно выделить почти 2 часа (100 минут) для работы.

4. Расстановка приоритетов. Еще один важнейший вопрос, который решает планирования дня — это грамотная расстановка приоритетов в работе. Когда у человека нет четкого плана действий, он «хватается» за все подряд, часто выполняя не самые важные дела. Из-за этого на то, что имеет действительно высокий приоритет, у него уже не остается времени. В результате получается такая картина: весь день что-то делал, но что нужно было — так и не сделал. Знакомо?

Планирование дня отлично помогает расставить приоритеты: самые важные и сложные дела человек должен запланировать на первую половину дня, на часы своей наивысшей активности и работоспособности, и тогда у него уже не получится заменить их выполнение чем-то другим.

Кстати, грамотно расставить приоритеты поможет такой инструмент как Матрица Эйзенхауэра.

5. Обеспечение эмоционального спокойствия. И последний в списке, но не последний по значимости момент: планирование дня позволяет человеку начать и провести свой рабочей день спокойно и размеренно, без излишнего эмоционального напряжения, которое у многих имеет место быть.

Когда человек не планирует свой день — у него постоянно крутятся мысли «за что хвататься?», «а вдруг я не успею!», «как бы ничего не забыть!». Он находится в состоянии неопределенности и растерянности, что провоцирует рост психологического напряжения, а это, в свою очередь, оказывает свое негативное влияние на работоспособность.

Планирование дня позволяет решить эту проблему: человек заранее знает, что, как и когда он будет делать, сколько времени это займет, он знает, что все успеет и ничего не забудет. Соответственно, он спокоен, пребывает в рабочем настроении и не попадает под пагубное влияние излишних эмоций. Его рабочий день из беспорядочного и суматошного становится определенным, размеренным и управляемым. Это очень существенно повышает эффективность работы.

В заключение немного статистики. Исследования в области тайм-менеджмента показывают, что в наших условиях планированием рабочего времени занимаются не более 10-20% людей, причем, многие из них делают это как обязаловку, только потому, что того требует работодатель. Соответственно, и отношение к планированию такое же, и особых результатов оно тоже не дает.

В то же время, преимущества планирования дня налицо:

Ну и напоследок: все успешные люди самого разного уровня всегда планируют свой день. Не верите? Спросите у них сами.

Вы все еще сомневаетесь, нужно ли планировать свой день? Советую хотя бы просто попробовать, и вы сами увидите результат. Ну а как делать это правильно — читайте в отдельной публикации: Планирование рабочего дня.

3 Планируй свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ достижения цели, и стратегия планирования дня. Вот самые популярные из них, которые можно взять на вооружение.

1. Съешь лягушку

Метод с забавным названием предлагает определить одну важную задачу на день (лягушку) и выполнить ее в первую очередь — то есть «съесть».

Это может быть задание, которое кажется слишком большим, чтобы взяться за него, или то, которое заставляет нас чувствовать себя некомфортно. Атакуй это дело сразу же, прежде чем у тебя появится шанс начать прокрастинировать.

2. Техника Помодоро

Техника Помодоро лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще студентом, который посвящал работе всего 10 минут за раз, отмеряя промежутки с помощью кухонного таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски).

Этот метод включает в себя следующие шаги:

1. Возьми таймер.
2. Установи его на 25 минут и сосредоточься на одной задаче, пока не прозвучит звуковой сигнал.
3. Когда сессия закончится, отметь одну «помидорку».
4. Наслаждайся пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов, или «помидорок», сделай более длительный, 20-30-минутный перерыв.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, подсчитай, сколько «помидорок» (25-минутные рабочие сессии) потребуется для выполнения каждой задачи в списке.

Кстати, чтобы использовать этот метод, тебе вовсе не нужно обзаводиться механическим будильником — в интернете легко найти бесплатную браузерную версию «помидоркового таймера».

3. Временная блокировка

С помощью метода временной блокировки производительности раздели свой день на отдельные блоки времени. Это могут быть конкретные часовые отрезки, такие как 9:30-11:30, или просто абстрактное «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задание.

Затем работай без отвлечения внимания и посвящай каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач. Как и метод Помодоро, эта техника поможет понять, сколько времени занимают твои дела. Обязательно включи блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу, для максимальной точности.

4. Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности матрицы Эйзенхауэра заставляет учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того чтобы делать только то, что является наиболее срочным. Этот метод разбивает задачи на четыре квадрата и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно;
• «Несрочные и важные» задачи стоит запланировать в списке дел или календаре;
• «Срочные и неважные» задачи нужно делегировать кому-то другому;
• «Несрочные и неважные задачи» следует исключить.

Для начала составь свой обычный список дел, включающий все задачи на день. Затем распредели их по четырем указанным категориям. Как только закончишь, действуй в соответствии со своим списком дел: выполняй, планируй, делегируй и удаляй ненужные задачи.

Метод Бенджамина Франклина

Метод планирования Бенджамина Франклина глобальный и может подойти не всем, но его эффективность политический деятель доказал на своем примере. Подход, который сейчас называют «пирамидой Франклина», был придуман им в 20 лет. Франклин следовал своему методу на протяжении всей жизни и подходил к планированию очень серьезно.

• Суть подхода состоит в том, что нужно выделить для себя жизненные ценности. Франклин называл их добродетелями. Моральные ориентиры для каждого будут индивидуальны, но их нужно придерживаться на протяжении всей жизни.
• Второй этап — постановка глобальной цели. Чего вы хотите добиться, в зависимости от сферы, в которой работаете? Какой вершины планируете достичь к тому или иному возрасту? Эти вопросы помогут конкретизировать цели и вам станет понятно, как лучше организовывать свой год, месяц, день.
• Следующий пункт в «пирамиде Франклина» — генеральный план. В него нужно внести конкретные действия, которые нужны для достижения глобальной цели. Вы буквально прописываете свои шаги: устроиться на работу в компанию N, записаться на курсы английского и тому подобное.
• Четвертый пункт в пирамиде — долгосрочный план, в который входят цели на ближайшие 3-5 лет.
• Пятый пункт — краткосрочный план. Это цели на ближайший год и месяц.
• Шестой пункт — план на неделю и день.

Каждая ступень пирамиды зависит от предыдущей. Из маленьких шагов вырисовывается большая цель, но для ее достижения нужно прописать все детали.

Как распределять время правильно, чтобы все успевать

Большинство из нас беспокоит вопрос «Как распределять время так, чтобы оно помогало выполнять запланированные дела и приносило существенные результаты?».

Очень часто возникает проблема нехватки времени. Вы постоянно задаетесь вопросом: куда оно уходит и почему его всегда не хватает?  Ответ простой – вы неправильно расставляете приоритеты на что тратите свое время в течение дня

Очень часто вы нагружаете себя пустыми задачами, которые не приносят пользы, а только отнимают силы и энергию. Поэтому очень важно ценить время и учиться распределять его правильно на важные дела

Существует много техник и методов, как научиться рационально планировать свое время, чтобы все успевать. Очень популярной сегодня является наука тайм-менеджмента.

Работа блоггером

Я уже выкладывал статью и видео о работе блоггером, это для тех, кто думает, что это совсем ненапряжно по времени. С тех пор утекло много воды, поэтому еще раз, что входит сейчас в работу:

• Написание статей. Статью о впечатления можно быстро написать, когда навостришься, а вот некоторые информационные посты пишутся неделю, не включая переработку информации.
• Редактирование фотографий, подписывание и расстановка их по тексту. Если в статье 40 фотографий, то даже при минимальной обработке это час, подписать и расставить еще столько же. Да-да, последнее тоже занимает прилично времени.
• Комментирование и ответы на вопросы. Когда посещаемость у блога становится большая, то вопросы сыпятся каждый день. И я не могу на них не отвечать, ведь блог для того и делался, чтобы помочь с информацией. А вот когда выпускается философский пост, то там вообще порой дебаты разгораются, и как в них не участвовать, если я сам задаю эту тему. Часто, сев с утра отвечать на вопросы за последние пару дней, на этом мой рабочий день и заканчивается.
• Переписка по электронной почте и в личке. И, если я сейчас всех с вопросами отправляю в комменты, то все равно переписка остается. Иногда она личная, иногда по делу. Часто приходится переписывать с какими-нибудь техподдержками того или иного сервиса.
• Решение технических вопросов. Опираясь на свой опыт могу сказать, что от эти вопросы возникают постоянно, то один плагин отвалился, то кросспостнг перестал работать, то на сайте блок уехал куда-то. Да, конечно, если использовать минимальный функционал, то техническая сторона будет минимизирована, однако, мне напротив постоянно что-то хочется добавить новое, а не убрать, ведь прогресс не стоит на месте и нужно идти в ногу со временем, улучшая юзабилити.
• Продвижение сайта и анализ развития. Это то, чем я занимаюсь сейчас меньше всего, но это нужно делать. И как раз этот самый пункт получается глупо отдавать на сторону, потому что авторский блог с заработком на контекстной рекламе нерентабельно продвигать в принципе, к тому же еще чужими руками.

Maniac Time

Такое говорящее название этот сервис получил вовсе не случайно, так как эта программа будет Вас преследовать абсолютно везде. Дело в том, что данный сервис позволяет добиться эффективной организации времени путем того, что он анализирует, какими приложениями Вы пользовались в течение дня и сколько времени было на это потрачено.

В случае, если Вы просидели все свое свободное время в ВКонтакте, а не в текстовом редакторе, занимаясь своими рабочими вопросами, сервис Maniac Time покажет статистику полезно проведенного времени и потраченного впустую.

Если же Вы в течение долгого времени не будете работать на своем персональном компьютере, то программа не постесняется спросить, где Вы были и что так долго делали.

Рекомендации

Помимо использования описанных выше сервисов Вы можете также использовать простые рекомендации и методики для лучшей организации Вашего времени и самодисциплины.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Такое вот оригинальное название было введено в теорию тайм-менеджмента экспертом Брайном Трейси. Под «лягушкой» автор подразумевает все неприятное, с чем Вам придется столкнуться в течение дня. Брайн Трейси уверен, что дела, не доставляющие нам удовольствие, нельзя откладывать на потом.

Научитесь говорить «нет»

Все помнят известный фильм с Джимом Керри в главной роли «Всегда говори «ДА». Однако эксперты в области тайм-менеджмента советуют нам правильно расставлять приоритеты и научиться отказывать. Не стоит на себя взваливать слишком много различных задач, иначе результат окажется отрицательным.

«Бифштекс из слона»

Еще одно кровожадное название. Что же это значит? Съесть слона целиком – задача не выполнимая так же, как и задача выполнить какую-то сложную работу без предварительной подготовки. Бифштекс из слона съесть гораздо легче, то есть легче разделить сложную задачу на ступени и двигаться к ее выполнению поэтапно.

Планирование и расстановка приоритетов

Помните, что важными составляющими управления временем являются планирование и расстановка приоритетов. Без них еще ни один человек не добился успеха. Если вы до сих пор не пользуетесь этими инструментами, то рекомендую вам обязательно начать их использовать. В настоящий момент существует множество сервисов и программ для смартфонов/планшетов, которые способны облегчить и сделать интересным планирование нашего времени. Подберите для себя любую понравившийся сервис, научитесь им пользоваться и применяйте его ежедневно. Возможно использование также бумажных ежедневников, календарей, блокнотов, это может быть все, что вам подходит

Очень важно в течение дня иметь доступ к своему планировщику времени, поэтому наиболее рационально использовать в качестве такового именно смартфон или планшет. Он всегда у вас под рукой, вы не пропустите важные встречи и занятия, а также в случае необходимости всегда сможете внести изменения в свое расписание

Наиболее эффективный способ планирования – это планирование своего времени на месяц, неделю, а только затем по дням недели

Почему это важно? Если вы будете просто записывать свои задачи и дела на предстоящий день, а по выполнении их просто вычеркивать или отмечать как исполненные, то вы просто не сможете представить себе общую картину вашего временного ресурса на будущее. Лучше сразу составить планы на месяц (пусть даже приблизительные), на неделю вперед, а затем дела, которые вам предстоит выполнить на следующей неделе просто распределить по дням

Попробуйте начать планирование своего времени уже сегодня и отследите, какие изменения произойдут в вашей жизни. Те люди, которые научились планировать свое время, успевают намного больше, чем те, кто этого не делает. Все очень просто: не зафиксировав конкретную цель, задачу или идею, вы рискуете просто упустить ее из виду.

Следующий важный шаг – это расстановка приоритетов. Подумайте, что в вашей жизни действительно имеет значение, чему бы вы хотели уделять как можно больше времени, и что приносит вам удовольствие и вызывает чувство наполненности внутренней энергией? Развивайте это, направляйте свои усилия и действия в заданном направлении. Научитесь говорить «нет» тому, что тянет вас назад или не имеет для вас какого-то значения. Если вы правильно расставите для себя приоритеты с учетом ваших потребностей и целей, то вы заметите, что большинство решений, которые вы принимаете в повседневной жизни, будут даваться вам намного легче. Вы будете точно знать, какого курса вам стоит держаться, а что стоит отпустить или отсечь. Расстановка приоритетов поможет вам распределять свое время так, чтобы ваша жизнь была полноценной и насыщенной в той мере, в которой вам это необходимо.

Планирование целей и жизни

Ну вот, мы опять говорим о целях и планах – однако куда же без них в организации своих дел? В то время как мы стремимся распланировать каждую минуту нашей жизни, нам неплохо бы понять, зачем нам ежедневные барахтанья в делах. Куда мы направляемся (если вообще сдвигаемся с места)?

Когда вы потратите немного времени на важный и несрочный II квадрат, для того чтобы увидеть, в том ли направлении вы движетесь. Определите для себя свои собственные цели, ради которых захочется вставать по утрам.

Помимо того, что каждый день для вас будет наполнен смыслом и прожит не зря, вам не нужно будет больше догонять свое драгоценное время, поскольку неважные дела вместе с навязанными и чужими целями отпадут сами собой, а срочных и важных дел I квадрата, благодаря грамотному планированию своей жизни, поубавится.

В глазах окружающих людей, вы вдруг станете волшебником, знающим, как правильно организовать свое время, и успевающим не просто сделать множество дел, а умеющим жить и наслаждаться своей жизнью.

Пусть в вашей жизни будет больше счастливых моментов и меньше пустого времяпровождения, тогда вы станете творцом и архитектором своей собственной судьбы!

Как найти время для отдыха?

Для того, чтобы качественно справляться со всеми задачами, человеку необходимо качественно отдыхать. Имея сокращенное количество времени:

1. Планируйте свой отдых заранее. Однако не стоит говорить родным, что на прогулку в парке с ними у вас всего пол часа, это может их обидеть;
2. Отложите в сторону все проблемы и вопросы, даже если они срочные и важные. Посвятите это время семье и отдыху;
3. Выбирайте активный отдых, прогулки, спорт, чтение. Так за короткое время вы получите наибольшее количество эмоций.

При таком подходе к планированию отдыха вы сможете легко вписать его в свой еженедельный список дел, и семья не почувствует вашей постоянной занятости и сосредоточения на решении нескончаемых проблем. А ваш организм, в свою очередь будет готов к новым свершениям.

Таким образом, зная, как распределить время, вы с легкостью справитесь со всеми проблемами, глобальными задачами и успеете прилично отдохнуть с родными. Самое главное помнить, что вы человек, а не машина по разрешению сложных вопросов.  

Видео: как научиться не тратить время впустую?

В этом ролике Виталий Родионов расскажет, как правильно научиться эффективно и распределять время в течение дня, чтобы повысить продуктивность:

Где найти время для домашних дел

Расскажу, как справляться с домашней рутиной без стресса, тратя на уборку и приготовление пищи меньше времени.

Чтобы не посвящать уборке выходные, старайтесь поддерживать чистоту в доме каждый день. Не нужно много времени на то, чтобы сложить одежду в шкаф, протереть плиту после готовки, помыть пару тарелок после еды, подмести пол в прихожей. Все это делается мимоходом и не требует больших усилий.

Подумайте над тем, чтобы упростить свою жизнь с помощью техники. Мультиварка, робот-пылесос, посудомоечная машина – с ними будет куда проще и приятнее справляться с обязанностями по дому.

Приобщайте к уборке детей. Просите их полить цветы, вытереть пыль, почистить обувь, убрать вещи и игрушки. Маленький приз станет отличной мотивацией, а совместная работа не только сэкономит время, но и сплотит всю семью.

В организации питания хорошую услугу окажут полуфабрикаты. Они спасут ситуацию при неожиданном визите гостей, в случае позднего возвращения домой или плохого самочувствия. Если вы против магазинной пищи быстрого приготовления, делайте домашние заготовки. Например, мясные или овощные котлеты, пельмени.

Расставляйте приоритеты.

Очень важный шаг на пути к эффективному тайм-менеджменту. Помните о важных проектах, завершайте дела, которые уже горят

Как вариант, заведите ежедневник, где по пунктам распишите свои дела в порядке важности

Если Вы не визуал, то тогда Google Calendar – это Ваше спасение! Звуковое уведомление на мобильном телефоне прозвучит именно тогда, когда Вам нужно

Это как будильник, но только не для того, чтобы проснуться, а для того чтобы сделать что-то важное

Основная задача тайм-менеджмента – это вовремя определить самое главное. Просто отделяйте шелуху от полезного, а рутину от стратегических задач

У каждой задачи должен быть свой уровень важности

Зачем нужен распорядок времени

Как организовать свое время и не тратить его в пустую? Время – это самое ценное, что есть у каждого человека. Часто бывает так, что именно его не хватает для начинания или завершения каких-либо важных дел. Что там дела, иногда отдохнуть, уделить минутку родным и близким не успеваем. А ведь современная жизнь диктует свои правила, и отстающие просто не получают всех ее преимуществ.

Кроме быстрого темпа существования, мы не успеваем что-то сделать из-за собственной лени. Откладываем все на потом, планируем начать заниматься спортом – с понедельника, ремонт – с нового месяца, устройство на другую работу – со следующего года. И так желания остаются лишь желаниями, которые никогда не реализовываются.

Но большинство людей все же стремятся изменить свою жизнь к лучшему, преуспеть во всех своих начинаниях. Преградой на пути к новой жизни становится собственная не способность правильно организовать рабочее время и время отдыха. Это приводит к тому, что человек быстро устает, не может в нужный момент собраться и реализовать намеченные цели. Так как же организовать свое время?

Как планировать свой день и подводить итоги: что делать, если что-то не успели?

Согласитесь, следовать плану удается далеко не всем и не всегда. Однако нужно стремиться к тому, чтобы не в ущерб своему здоровью выполнять максимально запланированное количество дел. Для этого рекомендую сделать следующее.

Приобретите практичный и понравившийся вам ежедневник, а также цветные стики. В начале каждой недели записывайте все дела, которые выполнить просто необходимо, причем в определенный день. А на стиках, как на фото, пишите дела, которые выполнить в течение недели нужно, но не в какой-то определенный день. И вот эти полосочки наклейте на запланированные даты. Если что-то не будете успевать, то стики будете просто передвигать и переносить на другой день недели.

Кроме того, обязательно определите для себя пять (не более!) приоритетных сфер жизни и так же запишите их на самоклеящихся полосочках. Теперь планировать расписание на неделю будет проще. Ведь если, к примеру, в приоритете у вас здоровье, то в первую очередь вы должны посвятить утро и часть дня каким-то оздоровительным процедурам. Следовательно, и остальные дела выполняете в порядке их очередности.

Запишите себе полезные привычки, которые планируете приобрести в течение месяца. Как известно, привычки закрепляются в течение трех недель, поэтому если вы спустя месяц чувствуете, что они не стали частью вашей жизни, то в следующем месяце также продолжайте работать над ними.

Важно не то, что вы в итоге сделаете дела, а то, КАК вы их сделаете

В этом тексте мы собрали принципы тайм-менеджмента, которые не просто помогают успеть сделать все важные и неважные дела на день (в этом лучше всего помогает догорающий дедлайн), но еще и сохраняют ваши нервы, силы и желание приходить на работу каждый день. Потому что можно, конечно, в спешке закрывать проект за проектом без отдыха и с переработками, но насколько это будет продуктивно и правильно, надолго ли хватит рабочего настроя? Звучит как начало истории про профессиональное выгорание. Итак, о принципах организации дня.

Принцип № 1: ведите бэклог задач

Всегда

Это важно выполнять. Можете даже личные дела также вести

Потому что прежде чем понять, как правильно распланировать свой день, надо определить, что вам собственно нужно делать? Без списка тут не обойтись.

Todo-листы, канбан-доски типа Trello, Bullet journal и простой бумажный ежедневник идеально для этого подходят. Есть даже notion — объединяет в себе всё, что только хотите.

Принцип № 2: приоритезируйте бэклог

Хвататься за всё подряд — совсем не эффективно. Глядя на список дел, вы должны сразу понять, что из этого нужно делать срочно, а что можно планировать на потом.

Расставить приоритеты можно тоже по-разному. Например, разделив все дела на 4 части по матрице Эйзенхауэра: в основе — квадрат

Или воспользоваться методом 1-3-5, когда у вас всего одно важное дело на день, три средней значимости и пять мелких, их легко сделать. Или вообще распределить свои задачи на основе принципа Парето и научиться начинать с тех, которые принесут 80% результата

Принцип № 3: фиксируйте всё, что вы делаете в течение дня

Запишите, а потом вычеркивайте из списка то, что сделали. Во-первых, это поможет сохранить актуальность списка. Во-вторых, подстегивает ваш энтузиазм.

Особенно круто будет, если при этом вы еще засечете время, которое потратили на каждую задачу

Приложения типа toggl созданы специально для того, чтобы знать, сколько времени ушло на какой-нибудь отчет, и учитывать эту скорость важно при дальнейшем планировании

Принцип № 4: давайте себе отдохнуть

Это может быть 10 минут на поболтать с коллегами или полчаса йоги. Всё зависит от того, как долго вы можете фокусироваться на одной задаче и как вам нравится расслабляться на работе.

Если вы расписываете важные задачи и список дел не только по приоритетам, но еще и по времени, проследите, чтобы в плане на день нужное вам время для отдыха тоже было учтено.

Принцип № 5: узнайте, что помогает вам концентрироваться

Кому-то нужно включить драйвовую музыку, а кому-то нужна полная тишина. Если необходимо, отключите все оповещения, уберите телефон в сумку, вставьте беруши в уши или наоборот, идите работать за большой стол с шумными коллегами.

Даже самое качественное планирование может потерпеть неудачу, если сфокусироваться на делах не получается. И не пренебрегайте медитациями. Тем более, что их можно делать даже . Они также эффективны для внимания, как спортивные тренажеры для мышц.

Принцип № 6: выстройте подходящую очередность задач

Если перспектива несколько часов подряд делать одно и то же кажется вам классной — составляйте план на день из групп одинаковых задач, которые нужно сделать.

Но если вы скорее всего уснете за пятым отчетом подряд — разбавляйте похожие задачи другими делами. Сделали два отчета? Позвоните клиенту, разберите почту и только потом делайте третий.

Принцип № 7: поймите, как на вас влияют встречи и обсуждения

Общение и коллективные встречи-обсуждения могут здорово выматывать или наоборот заряжать энергией. Вспомните, как обычно они влияют на ваш настрой и в соответствие с этим планируйте другие свои задачи на день.

Если вы можете влиять на время собрания, назначайте его так, чтобы зарядиться энтузиазмом от него на весь день. Или наоборот, ставьте встречу на вечер, чтобы сразу после пойти отдыхать.

А если время для брейнштормов обычно устанавливаете не вы — постарайтесь понять, как организовать рабочий день и дела из списка так, чтобы ваше настроение после встречи или вообще на них не повлияло, или повлияло только положительно.