Создаем шаблон письма в ms word

Содержание:

Как составить рекламное письмо
Структура шаблона
Как использовать шаблон почтовой рассылки в сайте на 1С-Битрикс
- Красивые уведомления с сайта
- Красивая рассылка по базе подписчиков
Специфично для Word 2016
Правила написания делового письма в 2021 году
- Структура делового письма
Что такое деловое письмо?
Шаг 6. Собираем все вместе
Верстка HTML-писем
Создание верстки почтового шаблона
- С помощью конструктора
- С помощью специальной библиотеки
Общие требования ко всем письмам
Header

Как составить рекламное письмо

Рекламное письмо может составляться в свободном виде, исходя из возможностей, задач и потребностей автора. Тем не менее, при его написании следует придерживаться ряда несложных правил.

Заполняем шапку

Для начала, в письме нужно обязательно указывать конкретного адресата и обращаться к нему с использованием эпитета «уважаемый» («Уважаемый Семен Семенович!», «Уважаемая Аида Викторовна!» и т.п.). Понятно, что для этого, предварительно следует выяснить фамилию, имя, отчество и должность интересующего специалиста. Некоторые эксперты рекомендуют в начале письма использовать заголовки, но это не всегда хорошо, поскольку неграмотно составленный заголовок может сыграть злую шутку и удержать получателя от дальнейшего прочтения письма. Поэтому, после обращения можно сразу переходить к написанию собственно рекламного послания.

Советы по заполнению тела рекламного письма

Тело письма должно содержать в себе довольно полную и подробную информацию о предлагаемом товаре или услуге, при этом акцент следует ставить на их отличительные преимущества. При составлении текста нужно избегать терминологии, понятной узкому кругу специалистов, не надо сильно оригинальничать и витиевато выражать мысли. Зато рекомендуется использовать простые, короткие предложения, общеупотребительные слова и выражения.

О самой компании-отправителе много писать не стоит, достаточно ограничится годом создания и перечислением основных направлений.

Хорошо, если в письме будут упомянуты постоянные клиенты организации, готовые дать положительные отзывы о ней. Тон письма должен быть побудительным, но предельно корректным и не навязчивым, соответствующим деловой этике.

Текст важно разделять на абзацы – так он значительно лучше воспринимается. Главные мысли письма следует расположить в начале и конце, поскольку именно эта часть текстовых сообщений запоминается лучше всего

При составлении рекламного письма стоит помнить о том, что его объем не должен превышать одной страницы, поскольку вряд ли кто-либо из потенциальных заказчиков готов будет потратить на его чтение более одной минуты.

В конце должна стоять подпись должностного лица, представляющего компанию-отправителя. Лучше всего, если это будет руководитель фирмы – это и солидно и убедительно. Датировать письмо необязательно, но если оно касается каких-то ограниченных по времени рекламных акций, бонусов и т.п. тогда, конечно, дату поставить необходимо.

Регистрация рекламных писем

Регистрировать рекламные письма в журнале исходящей информации не нужно, поскольку обычно контроль за их движением лежит на сотрудниках отделов продаж, специалистах по продвижению и т.п.

Структура шаблона

Скачать шаблон конверта для письма word

Хедер

Шапка письма. Сюда компания ставит свой логотип, ссылки на главные разделы сайта или лендинги, иногда добавляет контакты для связи.

Компания вставила логотип, название, рекламный слоган, номер колл-центра и ссылки на разделы из каталога товаров.

Основная часть

Основная часть – место для описания коммерческого предложения, ярких картинок и вашей фантазии

Это поле для креатива, но важно не перегрузить шаблон текстом и пестрым дизайном. Пишите коротко и по делу, а картинки вставляйте не для красоты, а для иллюстрации идеи, как это делает сеть спортивных клубов Alex Fitness:

Емкое письмо от фитнес-клуба: завлекающий текст, тематическая картинка. Один минус – нет кнопки с призывом к действию. Ее не стоит прятать в футер. Лучше поставить в основную часть.

Футер

Подвал письма. Здесь указывают юридический адрес отправителя, ссылки на соцсети и кнопку «отписаться от рассылки».

Это футер сервиса по продаже билетов Bileter.ru. Серый скучный фон, и зря. Попрощайтесь с подписчиками ярко, чтобы запомниться и оставить приятное впечатление. Продумайте дизайн, а текст составьте не из официально-деловой лексики, а понятных и душевных слов.

Как использовать шаблон почтовой рассылки в сайте на 1С-Битрикс

Как сделать шаблон с полями ввода в word?

Возможны следующие сценарии:

Сделать все исходящие уведомления сайта красивыми
Сделать красивую рассылку по базе подписчиков

Красивые уведомления с сайта

Если на вашем сайте пользователи регистрируются, заполняют формы обратной связи или оформляют заказы — сайт частенько отправляет им письма. “Взрослые” (в смысле “сложившиеся”) компании обычно хотят, чтобы даже такие уведомления были красивыми и придерживались брендбука.

Реализовать этот сценарий можно используя новый функционал 1С-Битрикс — “Темы оформления”. Темы оформления позволяют добавлять “шапки” и “подвалы” к шаблонам исходящих писем.

Полученный ранее почтовый шаблон нужно разделить на 3 части: шапку, контентную часть и подвал. Шапку и подвал нужно сохранить в тему оформления.

Контентную часть нужно поместить в шаблон почтового уведомления. И вот тут возникает сложность: “проинлайненный” шаблон письма настолько громоздок, что применение этой верстки даже к одному уведомлению требует много времени (от десятков минут до нескольких часов) и нервов.

Простой шаблон

превращается в очень громоздкий и трудноподдерживаемый.

На скриншоте ниже уместилось только отображение одной строчки из скриншота выше.

А представьте сколько работы потребуется если вы захотите изменить цвет кнопок, например.

Есть выход и из этой проблемы, о нем я расскажу в следующей статье.

Красивая рассылка по базе подписчиков

Все относительно просто, если ваша рассылка разовая и вы не собираетесь ее редактировать. При создании рассылки нужно выбрать “Пустой шаблон” и вставить туда полученный ранее (после инлайнера) шаблон почтовой рассылки. На этом все, если рассылка у вас единичная.

Если же ваш шаблон это только шаблон, а содержание вы хотите редактировать — возникает проблема. “В лоб” она решается только большим количеством ручного труда (на подготовку сниппетов). Однако мы придумали и умное решение.

Специфично для Word 2016

Почему мои письма попадают в спам

Если вы являетесь пользователем Microsoft Word 2016, то, возможно, вы уже изучили множество доступных шаблонов.

Просто зайдите в файл а затем выберите новый открыть раздел шаблона. Вы можете выбрать Бизнес под окном поиска, а затем Буквы справа. Или просто введите слова Деловые письма в поле поиска результатов поиска.

Вот лишь несколько шаблонов деловых писем, которые вы можете найти в Word.

12. Тендерное письмо

В большинстве случаев официальное принятие заявки требуется в письменном виде. Хранение шаблона письма для этой ситуации под рукой означает, что вы можете ускорить общение и начать действовать.

13. Письмо-разрешение

Когда пришло время начать работу, вы можете использовать официальное письмо для официального запуска. Это может повторить условия и особенности для работы под рукой. Хотя этот шаблон предлагает язык, относящийся к домашнему проекту, вы можете легко настроить его для профессиональных ситуаций.

14-15. Шаблоны с темами

Если вам не нужны рекомендации, но вы хотите, чтобы все сообщения были единообразными, в Word есть несколько шаблонов с привлекательными темами.

Первый шаблон имеет хорошее форматирование с чистым внешним видом. Небольшой всплеск цвета сверху и для приветствия делает этот базовый бизнес-шаблон стильным и в то же время заниженным.

Второй шаблон предоставляет немного больше с рамкой страницы и выделенным разделом с информацией о компании вверху. Если вы хотите выйти за рамки базовых, но не чрезмерно, это привлекательный вариант.

Правила написания делового письма в 2021 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
одинарный интервал;
отсутствие выделений;
разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

разрешено использовать угловые и продольные бланки;
правый отступ строго 10 мм;
остальные отступы – 20 мм;
постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

правдивость;
емкость и краткость;
отсутствие грубых выражений;
подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
полные названия и термины (сокращения не допускаются);
отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ

Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Что такое деловое письмо?

Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).

Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы:

Бумажная	Должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.
Электронная по форме бумажных	Оформляется в офисных форматах (doc, docx, rtf, pdf) и содержит реквизиты. Прикрепляется в виде вложений.
Электронная	Непосредственное обращение в форме электронного сообщения.

Важно знать, как правильно писать деловые письма. От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий

Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями.

Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позициях сторон:

Деловое письмо – это обращение от имени организации или специалиста. Стиль и форма подразумевают его дальнейшее использование в статусе документа. При разногласиях или развитии партнерства оно будет подтверждать информацию (факт обращения, дату, условия и т.д.).
Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.

Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.

Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.

Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология обучают ведению переговоров, в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому

Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.

Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по ведению деловой переписки на английском языке. Он проводится в университете Skillbox. Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).

Шаг 6. Собираем все вместе

Я исхожу из предположения, что на момент выполнения аналогичных действий на вашем сайте уже установлен

модуль “Почтовые инструменты”

и в его настройках вы включили автоматическую обработку для всех исходящих писем.

Служебные письма

Когда у вас готова тема оформления и включен инлайнер, самое время сделать все письма с вашего сайта красивыми. Для этого необходимо во всех почтовых шаблонах выбрать вашу тему оформления.

На нашем сайте таких шаблонов оказалось 170 штук. Массового выбора темы оформления для всех служебных писем к сожалению нет.

Теперь можно проверить как будут выглядеть письма. Самое простое что я придумал — запросить восстановление пароля. Даже если у вас на сайте нет авторизации — это можно сделать открыв адрес /bitrix/, когда вы не авторизованы. В результате мне пришло вот такое письмо:

Проверяем, что все ссылки работают, и считаем что “задача-минимум” — выполнена!

Разовые рассылки

Следующее что я настроил — разовые почтовые рассылки. Процесс достаточно простой:

Создал рассылку “Семинары” и в качестве получателей указал группу подписчиков “Семинары”.
Создал выпуск этой рассылки с приглашением на семинар.
Вставил в него наш компонент, добавляющий темы оформления (шапки/подвалы). Подробнее об этой возможности в

статье про модуль “Почтовые инструменты”
Наполнил выпуск текстом (рыбой)
Протестировал как выглядит такой выпуск в моем почтовом ящике
Сохранил полученный шаблон под названием “Приглашение на семинар”

Теперь можно передавать инструмент маркетологу!

Вишенка на торте — регулярные рассылки

Ставку сделали на то, что получатели либо изменят перечень рубрик, которые им интересны, либо отпишутся. Главное, чтобы никто не остался забытым 🙂

Регулярная рассылка делается так же, как и разовая, с одним НО: в текст выпуска добавляются несколько компонентов. При каждой следующей отправке они будут генерировать разный контент. В нашем случае это новые посты, новые работы в портфолио и новые события в живой ленте.

Сам компонент в 1С-Битрикс присутствует (news.list.mail), а вот шаблоны для него пришлось создать (на основе нашей верстки). В редакторе такая рассылка выглядит весьма скромно:

А вот в почтовом ящике намного интереснее:

Верстка HTML-писем

Шаблоны HTML-писем

Верстка писем для большинства непривычна и сложна, а первые письма получаются угловатыми и неуклюжими. К счастью, мир не без добрых людей и существуют бесплатные шаблоны, которые значительно облегчают верстку. Но если вы бесстрашный ниндзя и любите вызовы, или просто хотите уникальный дизайн, то создание собственного шаблона может принести пользу и даже радость. Ниже я подобрал несколько мест с бесплатными шаблонами, которые облегчат ваш путь:

Универсальный, простой отзывчивый шаблон электронной почты.
Litmus.com — можно найти отличные бесплатные адаптивные шаблоны под разные нужды.
Отзывчивые транзакционные HTML шаблоны электронной почты.
Cerberus — хорошая подборка адаптивных шаблонов.
Responsiveemailpatterns.com — коллекция шаблонов и модулей для адаптивных писем.

Советую не начинать с чистого листа, а присмотреться к какому-нибудь шаблону и постепенно делать из него что-то уникально и красивое.

Базовые правила верстки HTML-писем

вместо . Используя табличную верстку, вы избежите множества проблем с некорректным отображением вашего письма в разных почтовых клиента и браузерах. Табличная верстка правила в интернете долгое время благодаря корректному отображению в разных браузерах и большому числу параметров управляющих видом таблиц.
Используйте универсальные атрибуты HTML-тегов и универсальные CSS-свойства.
- вместо ,
- вместо ,
- CSS2 вместо CSS3,
- HTML4 вместо HTML5,
- вместо ,
- HTML-атрибуты вместо CSS.
Встроенные (Inline) CSS вместо внешних .css файлов. Конечно, верстать такое не очень удобно, возникают сложности с проверкой и корректировкой кода. Но, на наше счастье, существуют сервисы по автоматическому переводу всех стилей во встроенные.
- Premailer.io
- inlinestyler.torchbox.com
Пример встроенного стиля
Ширину всего документа в 600px. Это обезопасит ваших читателей от горизонтальной прокрутки. Вместо этого можно сделать письмо адаптивным.
Задавайте таблицам атрибуты .
Лучше всего использовать стандартные шрифты (Helvetica, Arial) имеющиеся на любом устройстве.

Вы можете свободно игнорировать некоторые правила верстки в угоду удобству и красоты, но нужно понимать, что пользователь может увидеть что-то совсем отличное от того, что вы хотели предложить.

Странные отступы

Для организации отступов можно использовать пустые конструкции и

Для вертикального отступа:

<div style="height: 10px; font-size: 10px; line-height: 11px;">&nbsp;</div>

Для горизонтального отступа:

<td width="23" style="width: 23px; max-width: 23px; min-width: 23px;">&nbsp;</td>

Но также можно применить padding к ячейке таблицы:

<td style="padding: 23px;"></td>

Верстка кнопок для HTML-писем

И тут тоже есть свои подводные камни. Обычным способом, к сожалению, кнопку не сделать, почтовый клиент может не принять такой код и вырежет его. Я нашёл два решения этой проблемы.

Первое решение завязано на хитром использовании все тех же таблиц. Выглядит красиво и адаптивно.

Показать / Скрыть пример

See the Pen Кнопки 1 by Ivanov Klim on CodePen.

Второе решение завязано на использовании Vector Markup Language (VML)— языка векторной разметки. На сайте buttons.cm можно самостоятельно сделать кнопку на этом языке.

Показать / Скрыть пример

See the Pen Кнопка 2 by Ivanov Klim on CodePen.

HTML-письма, фоновое изображение

Фоновое изображение лучше всего также накладывать с помощью VML. Существует схожий с кнопками онлайн-сервис создания фонового изображения. Ниже можно посмотреть пример реализации функционала сервиса с некоторыми изменениями для придания вида письма.

Показать / Скрыть пример

See the Pen Письмо странным людям by Ivanov Klim (@DreamerKlim) on CodePen.

Создание верстки почтового шаблона

С помощью конструктора

Для этого способа рекомендую использовать сервис MailChimp. Его полезной особенностью является бесплатный и весьма удобный редактор шаблонов писем. Он работает по принципу Drag&Drop. Вы просто накидываете блоки, редактируете текст и картинки.

Самое главное — не нужно изучать HTML, а значит не нужно привлекать верстальщика/программиста.

После того как вы сконструировали свой шаблон письма — сохраните его.

Далее перейдите в список шаблонов и получите HTML-код.

Этот код и есть наша цель.

С помощью специальной библиотеки

Этот эпиграф я выбрал не просто так. Ручная верстка почтовых шаблонов это непростой процесс. Он требует знания многих нюансов (уже не браузеров, а почтовых программ). Чтобы создать такую верстку потребуется квалифицированный верстальщик.

Можно провести параллель с версткой сайта. На что тратится много времени? Конечно же на поддержку разных браузеров (чаще всего старых).

Этот способ следует выбирать если:

возможностей конструктора не хватило (какой-то блок нужно подвинуть, а он не двигается);
необходимо сделать не один шаблон письма, а много: для служебных сообщений с сайта, для рассылок разного типа и с разными оформлением контента.

Рекомендуем создавать верстку не с чистого листа, а используя одну из библиотек:

http://zurb.com/ink/ (мы сами выбрали именно ее)

Это своего рода набор заготовок и правил. Используя их, вы (а точнее ваш верстальщик) сэкономите десятки часов.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Header

<!—Header—>
<tr>
<td bgcolor=»#c7d8a7″ style=»padding: 40px 30px 20px 30px;»>

<!—LOGO—>
<table width=»95″ align=»left» border=»0″ cellpadding=»0″ cellspacing=»0″>
<tr>
<td height=»70″ style=»padding: 0 20px 20px 0;»>

<!—ТУТ ССЫЛКА НА ЛОГО—>
<img src=»http:/site.com/image/logo.png» width=»100″ border=»0″ alt=»» / >
</td>
</tr>
</table><!—END-LOGO—>

<!—Заглавие—>
<!—>
<table width=»425″ align=»left» cellpadding=»0″ cellspacing=»0″ border=»0″>
<tr>
<td>
<!—>

<table class=»col425″ align=»left» border=»0″ cellpadding=»0″ style=»width: 100%; max-width: 400px;»>
<tr>
<td height=»70″>
<table width=»100%» border=»0″ cellspacing=»0″>
<tr>
<td style=»padding: 0 0 0 3px; font-size: 20px; color: #ffffff; font-family: sans-serif; letter-spacing: 5px; font-weight: bold;»>
SubHEADER
</td>
</tr>
<tr>
<td class=»h1″ style=»padding: 5px 0 0 0; font-size: 33px; line-height: 38px; font-weight: bold; color: #153643; font-family: sans-serif;»>
HEADER
</td>
</tr>
</table>
</td>
</tr>
</table>
<!—>
</td>
</tr>
</table>
<!—><!—END-ЗАГЛАВИЕ—>

</td>
</tr>

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48

<!—Header—>

<tr>

<!—LOGO—>

<tr>

<!—ТУТССЫЛКАНАЛОГО—>

<td>

<tr>

<!—Заглавие—>

<!—if(gte mso9)|(IE)>

<tr>

<td>

<!endif—>

<tr>

<tr>

SubHEADER

<td>

<tr>

HEADER

<td>

<tr>

<table>

<td>

<tr>

<table>

<!—if(gte mso9)|(IE)>

<td>

<tr>

<table>

<!endif—><!—END-ЗАГЛАВИЕ—>

<td>

<tr>

В строчке: <img src=”http:/site.com/image/logo.png” width=”100″ border=”0″ alt=”” / > поменять http:/site.com/image/logo.png на ссылку своего логотипа.
Вместо SubHEADER написать подзаголовок
Вместо HEADER заглавие письма